Online samenwerken? Zo maak je een vliegende start

Je zoekt naar een manier om het online samenwerken écht van de grond te krijgen. Jouw team is eraan toe! Online documenten delen en bewerken. Altijd overzicht van wie waar mee bezig is. Het klinkt je als muziek in de oren. Maar… Hoe pak je dat online werken dan aan? Jozeph Verbon heeft meer dan 25 jaar managementervaring vanuit Capgemini en als zelfstandig ondernemer bij overheden en bedrijfsleven. Een van de hobby's die wij delen - en vaak samen uitvoeren - is koken. En met die metafoor legt Jozeph ons uit hoe je van online samenwerken - al dan niet met een van de vele online tools - een succes maakt. Let dus goed op, want van deze kok kun je iets leren…

Samen koken is samenwerken

“Samen koken is iets wat we als mensen al heel lang doen en vaak veel plezier geeft. Denk aan de gesprekken die wij hebben bij het klaarmaken, het kiezen van de gerechten, het selecteren van de wijn en het gezellig dekken van de tafel. Vervolgens deel je mooie momenten bij het eten van wat je samen met liefde en geduld bereid hebt. Al die ingrediënten heb je ook nodig voor online samenwerken”, legt Jozeph uit. Hij onderstreept daarbij het belang van de juiste aanpak: “Het is goed om ook in je werk te kiezen voor een weg die natuurlijk voelt. Ik kan terugvallen op een rijke ervaring, maar je gevoel is ook belangrijk.”

De stappen naar succesvol online samenwerken

Maar wat heb je werkelijk nodig om het online werken succesvol te maken? Met deze zes stappen creëer je een succesvol team.

Stap 1. Met wie ga je eigenlijk samenwerken (koken)?

Jozeph: "Bij koken denk je aan locatie, fornuis, potten en pannen, bestek, ingrediënten, gerechten, etc. Maar het belangrijkste is: met wie ga je koken - of in dit geval samenwerken? Want samen wordt het pas leuk. Dan zet je ook door.” Als je in een projectteam zit, moet je met al je teamleden een vorm van samenwerking opzetten. Het helpt als je de tijd neemt om je collega’s te leren kennen. Samen is niet echt samen als je niet echt door hebt met wie je achter het fornuis staat.

Stap 2. Kies een onderwerp waar je als groep energie van krijgt; en vastberaden energie in wilt steken

Jozeph legt uit dat het tijdens de tweede stap zaak is om samen de verwachting helder te maken: "Kies je meteen voor een Michelin-ster of ga je voor een heerlijk bistro- of stamppotgerecht? Het is belangrijk om een onderwerp te kiezen waar iedereen zich senang bij voelt en waar iedereen energie van krijgt. Een beetje rommelen in pannen en eten weggooien is niet waar mensen warm voor lopen en energie in willen steken."

Stap 3. Stel minimale samenwerkregels op en start met een missie

Heb je een paar mensen bij elkaar? Dan heb je nog geen team. Jozeph legt uit dat een team samenwerkregels nodig heeft: "Dit zijn de spelregels van het samenwerken (koken). Bij voorkeur heb je in een team drie personen of meer, zodat er goede discussies ontstaan. Maak daar eerst afspraken over: hoe kom je tot besluiten; hoe bespreek je meningsverschillen; wie heeft welke rol; hoe regel je de kosten?” Denk ook na over de missie: waarom is jullie team op aard? Dat klinkt overtrokken, maar een gezamenlijk doel helpt om als team te functioneren.

Stap 4. Selecteer een tool voor online werken die bij jullie doel en opdracht past

Laten we even stilstaan bij wat we nu hebben: een team, regels en een doel in de vorm van een samenwerkopdracht (gerecht). Met de volgende stap ga je op zoek naar de hulpmiddelen. Bij het koken is dat het bestek, het fornuis, de keukenmachine, etc. Jozeph licht toe dat bij het samenwerken een tool voor het online delen en bewerken van documenten een van de belangrijke gereedschappen is: “De tool moet passen bij je opdracht en je niet hinderen op het gebied van functionaliteit. Ook betaalbaarheid en de mogelijkheid tot het proberen van de samenwerktool zijn belangrijk. Niemand koopt een volledig ingerichte keuken om te zien of samen koken wel zijn ding is."

Stap 5. Zorg voor goede support tijdens het online werken

Het is tijd om te koken! Maak van alle ingrediënten een lekker gerecht. Oftewel: ga samen werken aan de opdracht die jullie geformuleerd hebben. Jozeph geeft daarbij nog wel een waarschuwing: “Als je start met koken (samenwerken), gaan er zaken fout. Je laat iets aanbranden, gebruikt de verkeerde volgorde van mengen, ontdekt dat je ergens niet voldoende van hebt, etc. Dan helpt het als er ook een kookboek is, waarin je ziet hoe het vaak gedaan wordt. Bij het samenwerken is dat een supportwebsite. Een handig platform waar de meestvoorkomende vragen al beantwoord zijn. Je vindt er niet alleen uitleg over de functie van samenwerktool, maar ook praktische tips of online hulp door een expert. Wellicht wil je je de eerste kooksessie laten ondersteunen door een ervaren kok, die het team op stoom brengt."

Stap 6. Geef niet op: geef de samenwerking de tijd om te groeien

Met de vorige stappen kan samenwerken een feest worden, net als koken met vrienden. Maar wat nu als de eerste opdracht mislukt? Jozeph: “Zie het mislukken van de eerste opdracht als team als een aansporing om het met een ander onderwerp plus de geleerde lessen beter te doen. Eventueel weer met tips van de kok! Samen leren koken is net als samen leren werken met een nieuwe tool. Succesvol online samenwerken is een proces van vallen en opstaan. Maar wel met een mooi en heerlijk resultaat.”

Samen kom je door de opstartfase van het online samenwerken heen

Wat doe je nu als sommige van de teamleden moeite hebben met de nieuwe manier van online samenwerken? Jozeph: “Herinner hen aan de gestelde doelen en de te bereiken voordelen van de nieuwe manier van online werken. Leren samenwerken met een nieuwe tool is immers niet makkelijk! Je hebt de missie en werkafspraken samen bepaald. Dus je kunt een ander daaraan herinneren en hem zo door die opstartfase van de samenwerking heen helpen.”

Kies uit alle tools voor online samenwerken een betaalbare

Er zijn veel tools waarmee online samenwerken aan documenten heel makkelijk is. Jozeph heeft daar in zijn toegift nog een goede tip voor: "Geef niet te veel geld uit aan de tool die je voor het online werken kiest. Ga voor een samenwerktool met een gratis proefperiode. Een tool die maandelijks opzegbaar is en lage instapkosten heeft. Dat vermindert de druk en maakt de besluitvorming over eventuele implementatie van de tool in de organisatie makkelijker."

Meer lezen?

Besloten om online aan de slag te gaan met jouw team? Lees dan hier hoe je online samenwerken een succes maakt. 

Of zit je in een bestuur en willen jullie beter samenwerken? Lees hier vijf tips om de samenwerking in je bestuur te verbeteren. 

Op zoek naar iets anders? Bekijk hier alle andere blog artikelen.