Nieuw bestuur? Vijf tips om de samenwerking te verbeteren

Nieuw bestuur of nieuw bestuurslid? Dan herken je dit misschien wel… Met frisse moed ben je gestart in het bestuur van je vereniging of stichting. De eerste vergaderingen was iedereen enthousiast. Maar na de wittebroodsweken kom je tot de ontdekking dat het samenwerken toch niet lekker gaat. Er wordt volop geklaagd aan de bar, maar de ambitie uit het begin verdwijnt als sneeuw voor de zon… We geven je vijf tips van topcoaches en bestsellerauteurs die we zelf ook succesvol hebben toegepast. Zo kun je de samenwerking verbeteren.

Beter samenwerken met uniforme werkafspraken binnen de vereniging

Werkgroepen die nieuwe ideeën tegenhouden en die amper onderling samenwerken. Het is iets wat we veel zien binnen verenigingen. Bij topclubs - in welke sport dan ook - zijn teams naadloos op elkaar afgestemd. De manier van samenwerken (spelconcept) en de regels rondom besluitvorming, functies en tools, staan vast. Ze zijn voor de hele vereniging hetzelfde. Het is dan makkelijker om bestuur en werkgroepen soepel te laten samenwerken.

Tip 1: Stel een goede bestuur-coach aan en stel de wijze vast waarop je als werkgroepen en bestuur met elkaar werkt. Wees daarbij zo concreet mogelijk.

Beter samenwerken binnen een team

Natuurlijk, het is in een club van vrijwilligers niet altijd mogelijk om voor iedere rol de perfecte kandidaat te vinden. Maar als je ernaar streeft om iedereen iets te laten doen waar hij enigszins goed in is - en wat ie leuk vindt, heb je meer kans op succes. Maak in elk geval een verdeling. Met duidelijke rollen zorg je ervoor dat mensen zich kunnen richten op de prestaties. En het is makkelijker om duidelijke werkafspraken te maken.

Tip 2: focus niet op de juiste rolverdeling, maar op een werkbare rolverdeling. Maak liever goede afspraken over de werkwijze.

Het belang van zichtbare beloning

De motivatie-brandstof voor vrijwilligers (en betaalde werknemers) wordt gevormd door het openlijk uitspreken van complimenten. Het benoemen van wat iemand goed heeft gedaan, werkt als een turbo. Als je dat op een team projecteert, weet je dat je een team het best kunt aanspreken op wat het goed doet en op wat beter kan. Patrick Lencioni geeft aan dat zo'n 80% van alle teams gewoon niet functioneert. Hij geeft aan dat je voor goed functioneerde teams offers moet brengen. Naast de sterren (die al snel zichtbaar zijn dankzij individuele prestaties) is het voor een team nog veel belangrijker dat er waterdragers zijn. Dat zijn de mensen die achter de schermen veel werk verrichten. Het is belangrijk dat hun inbreng gezien en openlijk gewaardeerd wordt. Zonder waterdragers kom je niet eens op het punt van succes. Het vereist moed om de ‘prima donna’s' aan te spreken op het bedanken en stimuleren van de waterdragers. Het vereist moed om te zoeken naar de verborgen prestaties binnen een team en de mensen die ervoor verantwoordelijk zijn in het zonnetje te zetten. Maak er bijvoorbeeld een gewoonte van om aan het begin van het toernooi de mensen achter de schermen openlijk te bedanken.

Tip 3: maak regels voor gewenst en ongewenst samenwerkgedrag en het belonen van teams.

Samen de regels bepalen

Herken je de volgende uitspraken? ”Ik zet het wel even op de mail.” "Ik heb nog een back-up op mijn laptop; ik help je wel.” "Zullen we de vertrouwelijke gegevens op een aparte stick zetten?"
Allemaal voorbeelden die uitnodigend klinken, maar een probleem herbergen. De informatie wordt op de verkeerde manier opgeslagen en gedeeld. Bezit van informatie wordt zo macht en er ontstaat bij wisselingen van bestuur en werkgroepleden een steeds sterker informeel netwerk. Patrick Lencioni schrijft hierover dat mensen heus wel weten wat ze eigenlijk moeten doen, maar ze hebben gewoon niet altijd zin om hun werkwijze aan te passen. Het kost moeite en discipline om je aan de groepsregels te houden. Terwijl die groepsregels nodig zijn voor een succesvol team.

Tip 4: Kies en implementeer met alle teamleden samen een manier van werken. Gebruik een goede samenwerktool. Je helpt mensen om zich aan de afspraken te houden door deze samen op te stellen en elkaar er gedurende een lange periode aan te herinneren. (Spreek iemand aan als hij zich niet aan de regels houdt!)

“Bij andere verenigingen gaat de samenwerking wel goed”

Wie kent niet het gezegde over het gras dat bij de buren groener is? Is dat echt zo? En hoe komt dat dan?
Als een ander bestuur het in jouw ogen beter doet, kun je dat bestuur eens vragen naar hun werkwijze en werkafspraken. Of lees managementlectuur over succesvolle bedrijven; of goede sportbladen over topcoaches en topclubs.

Tip 5: kijk eens bij de buren en laat je verrassen door wat je zelf al goed doet en wat beter kan. Bespreek ook deze blog eens in je team. Of nodig makers van samenwerkingtools uit om hun filosofie uit te leggen. Zij hebben zich verdiept in de verschillende manieren van succesvol samenwerken.

Tot slot: consistentie is het geheim van beter samenwerken

Topcoaches geven aan dat het vormen van teams een van de moeilijkste opgaven is. Vince Lombardi stelt terecht: "De enige plek waar succes eerder komt dan werk is het woordenboek". Dat trekken we niet altijd door naar de besturen en werkgroepen. Die worden gevormd door de vrijwilligers, die hun succes zonder coach moeten behalen. Een goed team worden vereist toewijding, discipline en samen willen werken en dat over een langere tijd. Heldere regels en levendige discussies helpen daarbij. Nieuw bestuur? Toon moed en wees kritisch voor jezelf en de teams waar je deel vanuit maakt. Bij jou begint de weg naar beter samenwerken. Kun je daar hulp bij gebruiken? We helpen je graag bij je uitdaging.

Meer lezen?

Lees hier hoe je online samenwerken een succes maakt. 

Of bekijk hier alle andere blog artikelen.