Papierloos vergaderen is vandaag de dag de standaard. Share-board helpt bij het papierloos en effectief vergaderen. Open Share-board bij elke meeting, dit voorkomt een hoop papierwerk (dat verloren kan gaan) en bespaard papier. Daarnaast is Share-board overal en altijd toegankelijk via internet.
Door Share-board actief te betrekken in de voorbereiding en tijdens vergaderingen, kan er met het hele team effectief en daadkrachtig worden vergaderd. Hier kun je aan het volgende denken:
Word de meeting in Share-board opgezet en kunnen er stukken aan de meeting gekoppeld worden. Zo is iedereen binnen het team op de hoogte van hetgeen er besproken gaat worden. Ieder teamlid kan de agenda met punten doorlopen en zich zo voorbereiden op de meeting. Heeft iemand actiepunten / taken die besproken moeten worden? Dan worden deze ook voorbereid. Een actiepunt waarvan de deadline niet is behaald kan uiteraard ook worden besproken. Als extraatje kan er een aandachtsmail worden verstuurd om extra aandacht te vragen voor de vergadering.
Gebruik een beamer tijdens een fysieke meeting of deel het scherm voor een online meeting. Zo is iedereen op de hoogte van de punten die besproken worden (en kan iedereen direct de notulen inzien die de notulist typt). Word er een besluit genomen? Dan kan deze apart worden vastgelegd en gekoppeld worden aan de vergadering.
Actiepunten die tijdens de vergadering worden vastgesteld, kunnen direct worden toegewezen aan een actiehouder in de vergadering. Bevestig ook andere concrete zaken zoals de deadline, de scope, etc. Koppel alle actiepunten aan deze en alvast aan de volgende vergadering, zodat ze makkelijk terug te vinden zijn en de volgende bespreking al vastligt en helder is voor iedereen.
Na de vergadering kan iedereen gelijk zijn acties oppakken en de notulen inzien, want die zijn gereed en staan in Share-board.
Iedereen binnen het team is op de hoogte van hetgeen er tijdens de meeting is besproken. Alles staat concreet uitgewerkt in Share-board en leden uit het team weten exact wat er uitgevoerd kan worden. Effectieve communicatie, waarbij veel vragen worden voorkomen doordat de meeste al beantwoordt worden door Share-board te openen.