Online samenwerken: zo wordt het een succes!

“Een nieuwe samenwerktool. Is dat nou nodig?”

Samenwerken kan tegenwoordig makkelijk en veilig online. Maar als je iets nieuws introduceert in het bedrijf, loop je tegen een muur van weerstand aan. Herkenbaar?

Wij geven je een aantal handvatten voor de introductie van een nieuwe samenwerktool, waarmee de tool en de samenwerking een succes wordt.

Een nieuwe tool… “Maar waarom dan?”

Veranderen doe je om een reden. Vertel die reden aan je collega’s. Wat wil je precies bereiken met de nieuwe manier van (online) samenwerken? Houd het kort en simpel. Praat vanuit het standpunt van je collega’s. Wat hebben zij eraan? Laat zien hoe de samenwerktool hun werk eenvoudiger maakt. En maak daarna pas de stap naar de ‘grotere’ belangen, die het hele bedrijf aan gaan.

Redenen om een (andere) samenwerktool te kiezen

Voordelen van een (andere) samenwerktool, zoals Share-board, die je bij je collega’s kunt noemen, zijn bijvoorbeeld:

• meer overzicht in je werk
• alle informatie op 1 plek: scheelt tijd in zoeken; je raakt minder kwijt
• gemakkelijker zien wie wat doet en daarvoor beloond worden
• gemakkelijker werk herverdelen bij andere prioriteiten, ziekte, hoge werkdruk, etc
• kleinere kans op datalekken
• onderweg via je mobiel feedback kunnen geven

Noem concrete voorbeelden. Zeg bijvoorbeeld: “Je ziet altijd al je actiepunten bij elkaar in één overzicht. Dat is fijn als je ’s ochtends je werkdag begint. Je ziet meteen waar je je die dag op kunt focussen.”

Online tool introduceren: maak van het grootste struikelblok de beste opstap

Wat zorgt ervoor dat je werknemers/collega’s koudwatervrees hebben? Praat met hen en ga dat gesprek open in. Laat hen zelf de grootste struikelblokken formuleren.

En dan? Neem het grootste struikelblok als uitgangspunt voor de introductieworkshop van de tool. Dat kun je zelf doen, maar je kunt ook de specialisten van Share-board vragen om jullie te helpen. Tijdens de workshop pak je het grootste struikelblok aan met Share-board. Wij helpen je met plezier met onze succesvolle methoden. We vormen de drempels om in hobbels, die je collega’s zelf kunnen nemen. Met onze methoden (die we jullie graag leren) zijn jullie in staat om alle struikelblokken zelf aan te pakken. Toch nog extra hulp nodig? We staan altijd klaar om bij te springen.

Share-board gebruiken: oefening baart kunst

Naast de workshops hebben we een gratis online doorlopende training. Iedere nieuw aangemelde medewerker in Share-board krijgt die cursus aangeboden per mail in hapklare brokken en leert spelende wijs het maximale uit het samenwerken met Share-board te halen. Medewerkers kunnen op elk willekeurig moment starten en stoppen en doorgaan met de cursus. Ieder zijn eigen tempo.

De cursus in onderdeel van de uitgebreide online supportsite met uitleg, hulp en tutorials. Maak hier eerst gebruik van, voordat je ons boekt voor een workshop!

Peil ook regelmatig bij je medewerkers en collega’s waar zij behoefte aan hebben. Behandel deze punten tijdens verschillende werkbesprekingen. Zo voorkom je dat mensen aanmodderen met het idee “Ik zal wel de enige zijn die het niet snapt.”

Succesvol implementeren? Werk met ambassadeurs

Er zijn altijd collega's die de nieuwe manier van online samenwerken sneller oppakken. Maak van hen ambassadeurs. Deze ambassadeurs nemen de collega’s die meer moeite hebben met de nieuwe manier van samenwerken onder de vleugels. Regelmatig bij elkaar poolshoogte nemen, maakt de coaching laagdrempelig. Zo krijg je een succesvolle implementatie van de nieuwe tool. De betere samenwerking zorgt voor een grotere betrokkenheid tussen de medewerkers. Een nieuwe samenwerktool implementeren  doe je uiteindelijk samen: alleen als iedereen goed meedoet, is de tool een succes.

De rol van het management bij de introductie van een nieuwe tool

Het management heeft een belangrijke rol bij het implementeren van een nieuwe samenwerktool. Managers geven het goede voorbeeld: ze geven pro-actief feedback aan hun collega’s en ze stellen vragen. Belangrijk is om als leidinggevende alert te blijven op medewerkers die niet of nauwelijks op vragen en feedback reageren. Een handig hulpmiddel is een feedbacksessie. In deze sessie luister je aandachtig naar je medewerkers en vraag je door. Zo kun je resterende struikelblokken in de online samenwerking achterhalen. En als je die samen met de medewerker weet op te ruimen en te vieren, sluit de cirkel en creëer je een naadloze en feestelijke implementatie.

Meer weten over Share-board?

Share-board is een compleet samenwerkingstool die je kunt gebruiken voor je bedrijf, bestuur of vereniging. Lees meer over wat je met Share-board kunt.