Eenvoudig digitaal stemmen met een VvE (tijdens de coronacrisis)?

Omdat de fysieke algemene ledenvergadering (ALV) in tijden van corona niet kan plaatsvinden, is er een noodwet in de maak. Met de informatie die ten tijde van het schrijven van dit artikel voorhanden is, lijkt die noodwet ervoor te zorgen dat:

1. de ALV wettelijk uitgesteld kan worden met 6 maanden en dat
2. digitaal vergaderen en digitaal stemmen voor een VvE mogelijk is.

De noodwet lijkt onder meer voor te schrijven dat voor het digitaal vergaderen en het digitaal stemmen van een VvE enkele condities gelden, namelijk:

1. De leden kunnen worden geïdentificeerd
2. De leden kunnen de vergadering live volgen
3. De leden kunnen daadwerkelijk stemmen met een normaal quorum.

Dat klinkt logisch.

Maar, hoe werkt dat nu makkelijk, dat digitaal stemmen voor een VvE?

Als je gebruikt maakt van een (voor digitaal stemmen geschikt) online platform, werkt dat heel eenvoudig. De tekst hieronder legt uit hoe de noodwet dan eenvoudig kan werken. Bovendien zou het zo maar kunnen zijn, dat deze noodwet een blijvertje wordt. Dan is digitaal vergaderen en stemmen voor een VvE namelijk sowieso handiger dan de formele rompslomp van een ALV. Als de waarborgen - ook digitaal - maar gedekt zijn.

Ad 1. Identificeerbaar

Als de VvE gebruikt maakt van een online samenwerkingsplatform (zoals share-board.nl) wordt elke eigenaar persoonlijk digitaal uitgenodigd door de beheerder van het platform voor die VvE. De identificatie van de eigenaren is daarmee eenvoudig geformaliseerd.

Ad 2. De eigenaren kunnen de vergadering volgen.

Ad 2.1 Inzage in de stukken

Alle eigenaren dienen op de hoogte te zijn van de agenda en inzage te hebben in de stukken van de VvE. Het bestuur plaatst de te bespreken stukken op tijd op het online platform. Zodra de eigenaar inlogt, zijn alle stukken zichtbaar en downloadbaar. Hiermee wordt aan informatieplicht voldaan.

Ad 2.2 De leden kunnen vragen stellen

Tijdens een digitale vergadering moeten de leden van de VvE vragen kunnen stellen. Dat kan bijvoorbeeld met de bekende video-apps, maar niet iedereen kan met die software omgaan. Gewoon een gezamenlijke conference call via KPN werkt ook goed samen met interactief online platform; met een functie voor een discussie/forum voor vragen en antwoorden. Alle informatie en alle vragen en antwoorden dienen – ook voor later – onomstotelijk te worden vastgelegd. De combinatie van live videobellen (zoals met Skype of Zoom) én een online platform voor de onomstotelijke vastlegging en identificatie, is een uitstekende oplossing voor het vervangen van een ALV van de Vereniging van Eigenaars. Strikt genomen hoef je niet eens live de vergadering te volgen: zolang vragen gesteld- en antwoorden gegeven kunnen worden én daarbij de stemming onomstotelijk is vastgelegd via een platform, kan het ook ‘off line’.

Ad 3. De eigenaren in de VvE kunnen onomstotelijk stemmen

Op afstand stemmen kan op vele manieren: schriftelijk, per e-mail of op papier door het invullen van stemformulieren etc. Echter, voor schriftelijke of e-mailstemmen is (100%) unanimiteit vereist. Makkelijker en sneller is digitaal stemmen door middel van een samenwerkplatform. Dan is een normaal quorum voldoende. Maar, dan dient het platform wel aan enkele waarborgen te voldoen. Die waarborgen zijn gegeven in het artikel Waarborgen voor digitaal stemmen. Share-board.nl voldoet uiteraard aan die waarborgen. Hierdoor wordt digitaal stemmen voor een VvE laagdrempelig en toepasbaar.

Snel en makkelijk digitaal aan de slag met uw VvE?

Kan uw VvE ook niet wachten op besluiten en wilt u de stukken digitaal aanbieden, vragen van de eigenaren beantwoorden en wilt u digitaal stemmen, mét alle waarborgen omkleedt?

1. Start dan eenvoudig een ‘team’ met Share-board, 
2. maak een ‘meeting’ aan, upload de stukken, 
3. nodig de eigenaren uit, 
4. laat de eigenaren van de VvE stemmen met een eenvoudige reactie (“Ik ben akkoord met dit besluit”) in de Share-board-meeting en Share-board zorgt voor de waarborgen.
   
   Let op: u kunt het voor de leden makkelijker maken door de volgende acties.
   Nadat de leden de uitnodiging geaccepteerd hebben en daarmee geverifieerd is dat het lid de stukken kan inzien, brengt u de besluiten als volgt in stemming:
   
   4a. U deelt met alle leden de voorgenomen besluiten via de Deelfunctie. Bij het delen kunt u de gevraagde besluiten opnemen in het bericht.
   Onder aan het bericht wat u deelt neemt u ook het email adres op van uw team. Zie hier waar u dat vindt: https://support.share-board.nl/support/beginnen/bestanden-delen/hoe-deel-ik-een-item-met-mijn-team/
   Sluit af met de tekst: “ breng u stem uit door een mail te sturen naar het hierboven opgenomen email van het team met de tekst “Ik ben akkoord met dit besluit” of “Ik ben niet akkoord met dit besluit” of “Ik onthoudt mij van stemmen”.
   4b. De stemmen komen nu binnen in de Inbox van het team en de secretaris kan ze koppelen aan het gevraagde besluit.

Doordat alle reacties, stukken en informatie onomstotelijk en streng beveiligd worden vastgelegd (gelogd) in Share-board, wordt aan de gestelde waarborgen voldaan. Gemakkelijk en laagdrempelig digitaal vergaderen en stemmen met uw VvE. Probeer het een maand gratis.

Registreer en start nu een team.

Bijzondere omstandigheden, vragen om een bijzonder platform.

Succes met het stemmen!