Software voor digitaal stemmen. Hoe werkt dat voor een VVE?

Na de rechtelijke uitspraak in augustus 2017 is de vraag voor VvE's weer actueel hoe er digitaal gestemd kan worden. Het artikel van mr. R.P.M. de Laat op vverecht.nl legt goed uit wat de juridische aspecten zijn van het elektronisch stemmen in de context van de algemene wetgeving en de statuten van de VvE’s. In het artikel hieronder zoom ik in op de technologische aspecten van het digitaal stemmen. Anders gezegd, welke functionele en technologische voorzieningen faciliteren het digitaal stemmen en wat zijn de vereiste waarborgen die de software-oplossing dient te faciliteren. De recente jurisprudentie heeft de weg vrijgemaakt, maar die weg moet nog geplaveid worden met goede (formele) afspraken en de (keuze voor de) juiste software-oplossing. Dit artikel beschrijft vanuit de waarborgen, de condities en vereisten die nodig zijn voor het digitaal stemmen binnen de VvE.

1. Transparantie

Transparantie betreft het inzicht dat eigenaren hebben in het stemgedrag van de andere eigenaren. Immers, tijdens een stemming op een fysieke vergadering is het bekend wat andere eigenaren stemmen. In de digitale context verwacht je hetzelfde. Elke stem moet voor anderen inzichtelijk zijn. De software-oplossing dient het mogelijk te maken dat de stemmen van andere eigenaren te zien zijn.

2. Authenticiteit

Authenticiteit betekent hier dat het zeker is dat de persoon die stemt daadwerkelijk de betrokken VvE-eigenaar is. In een fysieke vergadering zie je ‘de buurvrouw’ zitten en hoeft er niet getwijfeld te worden. In het digitale domein dient - vooraf - vastgesteld te zijn dat de uitgebrachte stem daadwerkelijk hoort bij de eigenaar en het betrokken email-adres of gebruikersaccount. Om de kans op een gecompromitteerde stem te reduceren is het raadzaam dat de oplossing - ten tijde van een stemming - een extra controle biedt, in de vorm van een tweetrapsverificatie (via email, sms of een mobiele app met finger-id).

3. Notificatie

Als je digitaal laat stemmen in de VvE, zal het ook usance zijn dat de berichtgeving over die stemming en/of de geplande vergadering, eveneens digitaal gebeurt. De software-oplossing dient duidelijke meldingen te geven over de mogelijkheid en het tijdstip voor de (digitale) stemming en uiteraard over het onderwerp waarover een besluit moet worden genomen. De software-oplossing moet voorzien in de mogelijkheid dat de eigenaren - in redelijkheid - zich van de berichtgeving op de hoogte hadden kunnen zijn. Gebruikelijk anno 2017 zijn notificaties via email, sms of mobiele app.

Digitale hamerslagen

Het laat op zich wachten dat de fysieke vergaderingen op den duur transformeren naar ‘ontmoetingen’ of ‘bijeenkomsten’, die worden gebruikt voor de inhoudelijke discussies, het delen van de persoonlijke overwegingen en voor de sociale aspecten. De zaken worden eerst inhoudelijke en persoonlijk besproken en de formele besluitvorming verschrompelt tot traceerbare digitale hamerslagen. Het kan een idee zijn om toekomstgericht hierop te anticiperen en aanpassingen van aktes of reglementen in deze richting op te zetten.

4. Tijdigheid

Digitaal stemmen hoeft niet per sé gelijktijdig plaats te vinden met de fysieke stemming. Een eigenaar kan bijvoorbeeld een dag of week eerder dan de vergadering de stem uitbrengen. De oplossing dient de eerder uitgebrachte stemmen te kunnen vasthouden en toonbaar te maken tijdens de vergadering - tijdens het fysieke stemmen. De VvE kan afspreken tot hoe laat nog digitaal gestemd kan worden - bijvoorbeeld tot de starttijdstip van de vergadering - en hoe met verlate digitale stemmen wordt omgegaan.

5. Gecombineerd stemmen: fysiek en digitaal

Niet alle eigenaren zullen digitaal willen stemmen - al is dat een uitstervend ras. Er dient rekening te worden gehouden met het feit dat zowel fysiek als digitaal gestemd wordt. Het stemproces en de software-oplossing tezamen dienen hierin te voorzien, zodanig dat beide stemvormen gecombineerd kunnen worden tot één resultaat. Bovendien moet worden afgesproken op welke manier en op welk moment het stemrecht wordt verwerkt in het eindresultaat.

De volmacht kan vervallen.

Een volmacht is bedoeld om de fysieke afwezigheid te compenseren. Aangezien digitaal stemmen op zichzelf al een compensatie is van de fysieke afwezigheid, vervalt het nut van een volmacht. En, het is overigens onzinnig om ook nog een volmacht toe te laten voor het digitaal stemmen. Het is de vraag of je als VvE het stemmen per volmacht in stand wilt houden: je kunt afspreken dat eigenaren óf fysiek óf digitaal kunnen stemmen.

6. Traceerbaarheid

De traceerbaarheid is een belangrijk aspect. Het betreft hier de mogelijkheid om onomstotelijk vast te stellen dat alle eerdere genoemde aspecten daadwerkelijk zijn gebeurt, op welk moment en door wie. In software-oplossingen zijn logging-functies gebruikelijk, waarbij elke mutatie met een datum+tijdstip wordt vastgelegd in een niet-muteerbare maar wel leesbare vorm. Met name van belang is het loggen van de notificaties, de authenticaties en de stem-mutaties zelf. Het spreekt voor zich dat de logs inzichtelijk moeten zijn voor alle eigenaren (transparantie).

7. Integriteit

Het betreft hier de vaststelling dat de gegevens over de stem ‘voor’ of ‘tegen en de gegevens van de betrokken eigenaar niet (bewust of onbewust of als gevolg van technisch falen) aangepast kan worden. De software-oplossing dient over maatregelen te beschikken die inbreuk van buiten (hack) of van binnen (fraude) tegengaat en dient in alle redelijkheid geen last te hebben van (bekende) bugs. Het is van belang eisen te stellen aan de technische en organisatorische beveiligingen zoals beveiligde verbindingen, versleutelde gegevensopslag en maatregelen vanuit de normen ISO27001, NEN7510 en NEN7513.

8. Onderscheidend

Dit betreft het onderscheidend vermogen dat nodig is om meerdere stemmingen voor meerdere besluiten per vergadering te kunnen vaststellen. De VvE moet per vergadering onomstotelijk kunnen vaststellen voor welk besluit welke stem van toepassing is - zeker als per besluit een ander quorum geldt. Om het heel praktisch te maken: het is niet aannemelijk dat eigenaren via emails-naar-het-bestuur tot een eenduidige stemming zullen komen indien meerdere besluiten voor liggen. De software-oplossing dient op een eenduidige manier het onderscheid te faciliteren tussen de stemmen over meerdere besluiten.

9. Beschikbaarheid

Is een beetje een open deur, maar de software-oplossing dient een bewezen betrouwbaarheid te hebben. De oplossing dient goed functioneren in de periode dat er gestemd wordt.

10. Privacy & Vertrouwelijkheid

De software-oplossing dient te voldoen aan de AVG/GDPR. Tussen VVE-eigenaren onderling zijn gegevens die (hoewel vertrouwelijk) bewust gedeeld moeten worden en 'open' zijn, maar er zijn ook gegevens die niet gedeeld mogen worden. Sowieso mogen de persoonsgegevens nimmer gedeeld te worden met derden en zijn beveiligingsmaatregelen nodig om een inbreuk van buiten (hack) en van binnen (fraude) te voorkomen.

Als een VvE digitaal wilt stemmen, dient zij ook de juridische en software-technische waarborgen te organiseren. Dit artikel geeft de handvatten voor het vaststellen van de geschikte software-oplossing. Als je al VVE-software gebruikt, dien je te controleren of die VVE-software voldoet aan de deze waarborgen.

Uiteraard voldoet VvE-board.nl aan deze waarborgen.