Omdat de hoeveelheid informatie binnen bedrijven, stichtingen, verenigingen en zelfs bij particulieren blijft groeien, maken veel partijen vandaag de dag gebruik van een document management systeem (DMS).
Een DMS brengt veel voordelen met zich mee. Welke dit zijn en welke voordelen Share-board als online document management systeem heeft ten opzichte van andere systemen, leggen we je natuurlijk graag uit.
Share-board vrijblijvend proberen?
Document management systemen staan ook wel bekend als document management software, document beheer systeem of document beheer software. Hoewel er verschillende benamingen zijn voor het systeem, is het doel hetzelfde: het gebruik van een document management systeem zorgt voor overzicht, structuur en efficiëntie bij het beheer van informatie en documenten. Er wordt een centraal punt gecreëerd, waaruit de gehele organisatie eenvoudig documenten kan vinden, beheren, aanpassen en delen.
Het gebruik van een document management systeem kent veel voordelen. Niet alleen grote bedrijven hebben baat bij het gebruik van een DMS, ook kleine bedrijven, stichtingen en verenigingen kunnen een enorme slag in snelheid en efficiëntie maken.
Ongeacht bij wat voor een rechtspersoon je actief bent; iedereen heeft voordeel bij een centraal punt voor documenten. Een overduidelijk voordeel hiervan is uiteraard dat er niet meer gezocht hoeft te worden naar documenten. Alle documenten zullen immers op deze plek staan.
Een centrale plek voor documenten kwamen we vroeger natuurlijk ook tegen. Dit kennen we ook wel als een archief. Hoewel het archief een duidelijke rol had binnen een organisatie, zien we dat dit vandaag de dag makkelijker en beter kan.
Door het digitaliseren van documenten kunnen organisaties besparen op archiefruimte en printkosten. Daarbij zal het vinden van het juiste document een stuk eenvoudiger en sneller gaan.
In grotere organisaties wordt vaak door verschillende personen met en/of aan dezelfde documenten gewerkt. Dit kan ertoe leiden dat er verschillende versies van een document bestaan. Een document management systeem zorgt ervoor dat iedereen in of met hetzelfde bestand kan werken. Een update van een bestand is direct voor iedereen toegankelijk. Hierdoor werkt iedereen met het nieuwste bestand en is iedereen op de hoogte van de laatste wijzigingen. Hierdoor worden fouten voorkomen en kan er efficiënter worden gewerkt.
Documenten passeren regelmatig diverse afdelingen, alvorens deze daadwerkelijk in het archief belanden. Dit betekent dat meerdere mensen het document te zien krijgen en hier een bijbehorende actie uitvoeren.
Met een document management systeem zorg je ervoor dat de workflow sneller verloopt en fouten voorkomen kunnen worden. Wanneer jij je actie hebt uitgevoerd, zet je het bestand door naar jouw collega, die op zijn beurt hetzelfde doet.
Wanneer we de voordelen op een rij zetten, dan kunnen we concluderen dat een document management systeem zorgt voor:
• minder fouten
• een toename in de snelheid van documentverwerking
• kostenbesparing dankzij gestructureerde data
Share-board is ontwikkeld om samenwerken zo veilig en makkelijk mogelijk te maken, ongeacht je fysieke locatie. De functies van Share-board zijn dusdanig uitgebreid, dat ons platform als online document management systeem worden ingezet.
In tegenstelling tot document management software van andere partijen, vereist Share-board geen grote investeringen. Je betaald een bedrag dat afhankelijk is van het gebruik. Daarbij voldoen we aan de hoogste veiligheidseisen, waardoor je bestanden met een gerust hart kunt opslaan.
Share-board is zo laagdrempelig, dat je direct kunt beginnen. Maak dus nu een gratis account aan en ontdek de voordelen die Share-board te bieden heeft.
Built by Share-board with ❤️
