Samenwerken aan een project? Zo kies je de beste projectmanagementtool

Met de juiste projectmanagementtool maak je van iedere teamopdracht een succes. Het punt is: je hebt geen idee wat de beste tool voor jullie project is. Er valt immers genoeg te kiezen. Gelukkig is een selectie zo gemaakt met deze tips.

Waarom je het projectmanagement met een tool wilt doen

Bestanden die verdeeld staan over verschillende computers, ergens op een usb-stick staan of onderaan een e-mailsliert hangen… Niet alleen irritant en tijdrovend, maar ook een serieus securityrisico. Daarom wil jouw team het nu anders doen… In dit project slaan jullie alle documenten en gegevens op één plek in de cloud op. Dat kan met een projectmanagementtool. Die zorgt ervoor dat ieder lid van jullie projectteam altijd en overal bij de juiste documenten kan en hieraan kan werken.

Wat wil je precies doen met de projectmanagementtool?

Denk eerst goed na over wat jullie gaan doen en wat jullie nodig hebben als jullie samenwerken aan een project. De volgende tips helpen je daarbij op weg.

• Richt je niet op de korte termijn, maar juist ook op de lange termijn. Is er ruimte nodig om op te schalen binnen de organisatie of in de samenwerking met partners als het project een succes is? Kies voor een tool waarbij je functies kunt uitbreiden. En die kleine als grote hoeveelheden documenten inzichtelijk en werkbaar houdt.
• Bedenk welke manier van ordenen je fijn vindt. Ordenen is een van de belangrijkste functionaliteiten van een goede projectmanagementtool. Wil je alle documenten in mappen plaatsen of heb je liever één overzicht met labels en filters? Kies een tool die past bij de manier van samenwerken die de meeste mensen in het project prettig vinden.
• Pak een pen en een vel papier en schrijf of teken de functionaliteiten die je nodig denkt te hebben. Je wilt bijvoorbeeld documenten veilig opslaan, makkelijk delen, van feedback voorzien en bewerken. Misschien wil je vorige versies kunnen terugzien. En de status van bepaalde taken makkelijk willen bekijken. Denk ook aan minder voor de hand liggen functionaliteiten, zoals het eenvoudig toevoegen of verwijderen van een teamlid.

Ga je zelfstandig aan de slag met de projectmanagementtool of is hulp welkom?

Met de meeste tools voor projectmanagement kun je direct aan de slag. Kom je er even niet uit? Dan is er een supportwebsite. Daar vind je op de meestvoorkomende vragen over de projectmanagementtool een antwoord. Wij hebben behoorlijk wat ervaring met projecten en online samenwerken en we weten dat (latere) problemen met een werkwijze of tool vaak voortkomen uit een valse start. Daar praten we over als de functionaliteiten van het samenwerkplatform vanaf het begin niet volledig of juist gebruikt worden; de werkafspraken niet helder zijn; het draagvlak voor de tool in het projectteam te klein is; en noem maar op. Met een workshop maak je een vliegende start met online samenwerken. De ervaren trainer krijgt in no time alle neuzen dezelfde kant op. En hij helpt alle teamleden om zich het werken met de projectmanagementtool in korte tijd eigen te maken. Feitelijk bespaar je je team met de juiste workshop een hoop tijd. Niet alle tools bieden hulp bij de implementatie aan.

Alle projectgegevens en -documenten veilig opslaan

Wij hechten veel waarde aan de veiligheid van de documenten en gegevens die we voor onze projecten nodig hebben. We kunnen ons voorstellen dat dat voor jullie ook zo is. Hoe veilig het samenwerkingsplatform waarvoor je kiest moet zijn, hangt een beetje af van de branche waarin je werkt. Over de precieze punten waarop je kunt letten bij het kiezen van een veilig samenwerkplatform, lees je in deze blog.

Wat zijn de belangrijkste nadelen van de bekendste projectmanagementtools?

Het is misschien een beetje preken voor eigen parochie. Maar we krijgen bij Share-board vaak de vraag wat er dan mis is met de bekende en veelgebruikte tools voor projectmanagement. Denk aan SharePoint, Google Drive, Dropbox en Trello. Die vraag weten we natuurlijk goed te beantwoorden, want de beperkingen van bestaande tools zorgden ervoor dat we besloten om Share-board te creëren. We zijn er niet op uit om andermans werk af te kraken, maar we willen jou wel een transparant beeld geven van de verschillende producten. Voor ons zijn de belangrijkste beperkingen van andere tools bijvoorbeeld de tekortkomingen op het gebied van beveiliging van je documenten en het feit dat niet altijd helder is waar de servers precies staan (en dus onder welke wet- en regelgeving op het gebied van privacy ze vallen). Ook kan een heel uitgebreide tool complex worden. Dat zie je bijvoorbeeld bij SharePoint. Een tool met minder mogelijkheden - die wel lekker overzichtelijk is - kent dan weer grote beperkingen. Dat zie je bijvoorbeeld bij Dropbox, Google Drive en Trello. Een belangrijke kracht van Share-board zit ‘m in het oplossen van de tekortkomingen van de andere tools: het platform is goed beveiligd en compleet (en desgewenst uitbreidbaar). Alle informatie wordt automatisch verzameld. Zo groeit de tool met je mee en blijft alle data toch overzichtelijk. 

Meer weten over projectmanagement, online samenwerken en Share-board?

Ons Share-board-team heeft een missie: jou helpen om lekker samen te werken binnen je projectteam, op een zo makkelijk mogelijke en veilige manier. Als je hulp of advies nodig hebt op het gebied van projectmanagement en online samenwerken, kun je ons altijd bellen of een berichtje sturen.