In 5 stappen de energie van je team richten op je doelen

Elke organisatie (commercieel of non-profit) werkt aan doelen. En overal geldt: als je samenwerkt aan je doelen, gaat het beter en sneller. Of het nu een grote of een kleine club is, een divisie of een kleine afdeling. Maar hoe bundel je nu al die energieën en talenten richting de doelstellingen van je organisatie en van jouw team? Het antwoord is eigenlijk verbluffend simpel: maak van je doelstelling een vraagstelling. Leg uit waarom, geef de ruimte en begeleid het proces tot mooie resultaten. Dat doe je 5 stappen.

Stel je even voor…

Je bent de manager van een operationeel team, een afdeling bijvoorbeeld van een overheids- of corporate-organisatie of een middelgroot bedrijf. Je bent ervan overtuigd dat jouw mensen heel goed weten hoe de dingen beter, slimmer en goedkoper kunnen. En je wilt die verbeterenergie richten op de doelstellingen die je als organisatie hebt. Als je dat voor elkaar krijgt, snijdt het mes aan twee kanten: je mensen werken samen om de processen en resultaten te verbeteren en jij haalt je doelstellingen. Bovendien leidt dat succes tot veel plezier.

Gebruik deze 5 stappen om energie te bundelen

De 5-stappen-aanpak is de oervorm van ‘lean’. De aanpak is heel pragmatisch en gericht op quick wins. Je hoeft je niet te verdiepen in theorie. Volg gewoon de 5 stappen hieronder en pluk het succes. Ze zijn op best practices gebaseerd en werken echt.

1. De overtuiging, de speerpunten en de verbetercoördinator.

2. Organiseer de aftrap. Start een samenwerkingstool voor het team.

3. Doe de Aftrap en stel de Hulpvraag.

4. De eerste voortgangssessie. Van ruwe ideeën tot resultaten.

5. Continu succesvol verbeteren en innoveren.

1. De overtuiging, de speerpunten en de Verbetercoördinator

Je bent manager van een divisie, afdeling of bedrijf en overtuigd van het feit dat jouw mensen goede ideeën hebben. Je hebt geen tijd je te verdiepen in allerhande (lean) verbeter- en innovatiemethodieken. Je wilt graag op een pragmatische manier snel aan de slag en quick wins realiseren. Kies één, twee of drie speerpunten uit je jaarplan waar jouw medewerkers aan kunnen bijdragen en vraag één van de medewerkers om als verbetercoördinator het proces te begeleiden. Lees meer over Innovatieteams[2]

2. Organiseer de Aftrap. Start een samenwerkingstool voor jullie team

De verbetercoördinator organiseert de aftrap voor het team en stelt Share-board in aan de hand van de tips in de handleiding. Nodig je team uit voor een aftrap-sessie. Met een goede aftrap wordt het team in één keer betrokken bij je doelstellingen en het verbeterproces.

3. Doe de Aftrap en stel de Hulpvraag

Op de aftrapsessie ga je op de zeepkist staan en deel je de realistische doelen die je wilt halen. Je maakt ook duidelijk waarom dat nodig is. "Beste mensen, voor dit jaar hebben we Dit en Dat als speerpunten opgenomen in onze jaarplannen. Want, omdat Zus en Zo aan de hand is moeten Dit en Dat beter en anders. Niet alleen Wij hebben daar last van, maar Zij ook.” En dan stel je dé hulpvraag: "Welke initiatieven kun jij bijdragen aan deze doelen?" Iedere medewerker is namelijk bereid om bij te dragen als je het netjes vraagt. En als je ze de ruimte geeft om er aan te werken. Elke medewerker weet uitstekend hoe het beter, sneller en goedkoper kan. Vraag er gewoon naar. Met deze vraag maak je van je doelstelling een vraagstelling.

Tip. De valkuil is hier om te vragen naar Ideeën. Je moet NIET vragen "Welke ideeën heb jij?" Je moet precies de juiste vraag stellen: "Welke initiatieven kun jij bijdragen aan deze doelen?". Als je namelijk om ideeën vraagt, komen mensen met ideeën waarbij anderen het anders moeten doen. ”Oh, ik weet wel wat er beter kan: op die afdeling gaat van alles mis". Of er wordt niet goed nagedacht over het precieze verbetering, want "ach, de baas pakt het verder wel op".

Maar als je precies deze vraag stelt, zet je het denken van elke medewerker met zijn of haar bijdrage op de doelen van de organisatie. Dan heb je alle brandpunten maximaal op je doelen gericht.

4. De eerste voortgangssessie. Van ruwe ideeën tot resultaten

De verbetercoördinator organiseert na een week of drie de eerste voortgangssessie. Als team onderscheid je het kaf van het koren. Je selecteert de verbeterideeën en prioriteren. In de aftrap spreek je af hoe verbeterideeën centraal worden vastgelegd. Alleen als elk teamlid zijn of haar ideeën deelt, kunnen anderen helpen om ze te realiseren. Kies gezamenlijk de goede, kansrijke ideeën die ook passen bij de gekozen speerpunten. Bepaal vervolgens met welke ideeën je wilt beginnen: welke zijn het makkelijkst en het snelst te implementeren. Over die eerste quick wins hoef je niet langer na te denken: gewoon doen!

5. Continu succesvol verbeteren en innoveren

Je hebt de motor aan het draaien en het verbeterproces zelf kun je gaandeweg verbeteren. Meer en meer raakt ingebed in het dagelijks denken en doen. Houd met vaste regelmaat voortgangssessies, zeker in het begin wat vaker (bijvoorbeeld elke twee weken) om elkaar te inspireren. Volg de tips en de checklists in de handleiding.

Deze aanpak levert geld op. Veel geld

Geloof het of niet, maar in enkele maanden heb je tienduizenden tot tonnen aan verbeterwaarde te pakken. Dat is werkelijk de harde ervaring. Doe het gewoon. Je hebt alleen te winnen. En vanzelf ga je ook werken aan dingen waar men zich aan ergert; en dat, levert meestal veel efficiëntieverbeteringen op. Daarmee maak je het werk leuker! 

Meer weten over innoveren en doelen halen?

Ga naar de introductiepagina voor verbeterteams of download de handleidingen hieronder. 

Handleidingen

1. Voor één team met één manager klik hier om de handleiding te downloaden.

2. Voor het richten van verbeterenergie over meerdere afdelingen of divisies heen, klik dan hier om de handleiding te downloaden.