INLOGGEN

DE BASIS-WORKSHOP

  • Leerdoelen
  • Opbouw van de workshop
  • Voorstelrondje
  • Verwachtingen



LEERDOELEN VAN BASIS-WORKSHOP

Als team, bestuur, projectgroep of overleggroep...

  • kunnen (samen)werken met Share-board
  • maken/bewerken van items Uploaden van bestanden
  • aanmaken van Reacties Gebruik van Labels
  • chatten met andere teamleden
  • kennen alle principes van Share-board
  • kennen alle functies van Share-board
  • weten support-pagina te vinden


Ook wel 'Bestuursleden'-Workshop genoemd.




DE WORKSHOP IS DE BASIS VOOR...

  • Beheerder-Workshop (Gevorderde functies)
  • Project Workshop (Gevorderde projectteams)
  • Sales Workshop (Sales teams)
  • VVE Workshop (VVE beheerders en bestuursleden)



WAT NODIG VOOR BASISWORKSHOP?

De deelnemers nemen elk hun eigen computer/laptop of tablet (>9,5”) mee.
De deelnemers hebben toegang hun email inbox lezen.
De computer/laptop of tablet beschikt over de geupdate browsers (in volgorde van voorkeur):

1. Google Chrome

2. Mozilla Firefox

3. Apple Safari

4. Internet Explorer 10 (of later)

De Share-board zorgt voor toegang tot internet (wifi).




SETTING VAN WORKSHOP

De workshop wordt gegeven aan enkele deelnemers.

Een grote tafel waaraan de deelnemers plaatsnemen.

Elke deelnemers heeft eigen laptop of tablet.
De begeleider heeft

  • heeft flipover voor uitleg
  • beamer of groot scherm met browserpagina's:
  • support-pagina open
  • demo-teams open
  • website open
De workshop volgt de usecases hieronder.
De usecases zijn het ‘typisch’ gebruik van Share-board.
De workshopleider begeleidt de deelnemers adhv van de usecases.


SPECIFIEKE PAGINA'S...


Demo-teams

https://www.share-board.nl/vve/demo/


Gegevens ivm Privacy (AVG / GDPR)

https://www.share-board.nl/gegevens/


Support-site

https://support.share-board.nl/


Site-map

https://www.share-board.nl/sitemap/





USECASE ‘REGULIER OVERLEGGEN MET SB’


START EEN SB-TEAM

>> Een workshopdeelnemer start eerste SB-team.

Eén gebruiker...

registreert zichzelf en start zo een Team
is dan Beheerder van dat Team
geeft het team een Naam en upload een logo.


De Beheerder...

plaatst bij ‘Profiel’ de pasfoto.
plaatst bij ‘Profiel’ voornaam en achternaam nodigt andere Teamleden uit in dat Team

Met gebruikelijke emailadressen van teamleden Scheidt met komma of spatie of return
Maak uitnodigingsbericht voor teamleden Verstuur uitnodigingen

>> De Teamleden checken hun email-inboxen Alle Teamleden...

ontvangen uitnodiging via de mail
accepteren en loggen in
plaatsen bij ‘Profiel’ de pasfoto’s
plaatsen bij ‘Profiel’ voornamen en achternamen


EÉN TEAMLID BEREIDT OVERLEG VOOR EN...

... maakt een nieuwe ‘Meeting’, eerstkomend overleg ... en vult in...

Titel van overleg Plaats
Tijd Herinnering

etc

ANDERE TEAMLEDEN...

... uploaden enkele relevante documenten en ... koppelen deze stukken aan deze Meeting.

ANDER TEAMLID...

... voert agenda/onderwerpen in



DRIE TEAMLEDEN MAKEN ELK...

drie (bijvoorkeur actuele) Actiepunten aan geeft de 3 Actiepunt(en) -

een titel
een Actiehouder einddatum
status
koppelt Bestand aan Actie

koppelt deze Actie(s) aan deze Meeting


ANDER TEAMLID...

deelt deze meeting met de andere genodigden



HOUDT EERSTE VERGADERING / OVERLEG

Een Teamlid is de voorzitter. Ander Teamlid is de Notulist. De Notulist...

sluit de Beamer aan
logt in op Share-board en opent de ‘Meeting’

De Voorzitter...

begeleidt de vergadering adhv Meeting stelt een actiepunt vast voor ander teamlid

De Notulist...

maakt aantekeningen bij ‘Verslag’ koppelt een nieuwe Actiepunt
Kent Actiepunt(en) toe aan Teamleden


DE VERGADERING LEGT TWEE BESLUITEN VAST

De Notulist -

maakt Besluit aan
koppelt Besluit aan deze Meeting koppelt (eventueel) Bestand aan Besluit


DE NOTULIST WERKT VERSLAG BIJ

Later thuis of op kantoor


ANDERE TEAMLEDEN WERKEN VERSLAG BIJ

voegen hun opmerkingen toe werken ook het verslag bij geven eventuele reacties voeren hun actiepunten uit




USECASE ‘ACTIEPUNTEN UITVOEREN’

Alle Teamleden...

loggen in
klikken op ‘Mijn Acties alle teams’
kiezen één Actie om ‘uit te voeren’
Typen het resultaat in bij Omschrijving
Passen Status aan
Uploaden (eventueel) Bestand toe als resultaat van Actie




USECASE ‘CHAT MET TEAMLID’

Een Teamlid...

maakt Chat-bericht aan naar ander teamlid Ontvanger chat terug




USECASE ‘MAAK NIEUWSBERICHT AAN’

Een Teamlid...
maakt Bericht aan om een nieuwtje te delen.

Geef titel van Nieuws
Vul bericht in.
Upload eventueel foto of bestand

Ander Teamlid...
geeft reactie op Nieuws




USECASE ‘MAAK OVERLEG-CYCLUS’

Een Teamlid...

maakt één volgende Meeting aan vult in

Titel van overleg: Volgnummer + titel Plaats
Tijd
Herinnering

kopieert deze Meeting
past titel van overleg aan: Volgnummer + titel

kopieert deze Meeting
past titel van overleg aan: Volgnummer + titel

kopieert deze Meeting
past titel van overleg aan: Volgnummer + titel

etc



USECASE ‘MEERDERE BEHEERDERS’

Dit Team heeft dan meerdere Beheerders, die elkaar kunnen opvangen. De Beheerder...

kiest Instellingen
kiest Teaminstellingen
kiest Teamleden
kiest twee Teamleden en ‘Maak’ Beheerder’

USECASE ‘MAAK NOTITIE AAN’

koppel aan Meeting koppel aan Bestand koppel aan Actie

USECASE ‘MAAK LINK AAN’

koppel aan Bestand koppel aan Actie




USECASE ‘SORTEREN EN FILTEREN’

Klik op lijst ‘Meetings’
Sorteer op Datum aangemaakt Sorteer op Naam/Titel aangemaakt Maak de Titel alfabetisch sorteerbaar Klik op lijst ‘Acties’
Sorteer op Actiehouder aangemaakt Sorteer op Naam/Titel aangemaakt Pas Status aan in de lijst
Pas Actiehouder aan in de lijst



DIVERSE ‘ITEM’-FUNCTIES

Archiveer een bestand
Verwijder een bestand
Upload nieuwe versie van bestand Print een Meeting naar pdf Download een Actie naar pdf Maak Alleen-lezen
Geef een reactie op een Meeting Bijlagen bewerken
Mijn Acties alle teams
(email bericht naar team)



DIVERSE 'TEAM'-FUNCTIES

Maak een Chat met ander teamlid Bekijk de Logs van een team
Stel frequentie van team Notificaties in Meld reacties direct
Verberg een team in de lijst Start-pagina instellen



USECASE ‘OVERZICHT MAKEN MET LABELS'

Bepaal de categoriën van informatie (documenten) over het 'overleg'.

Of, welke 'mappen' zou je op je computer willen maken?

Maak hoofdlabel
Maak sublabels
Ga naar enkele items en ken de juiste labels toe Ga naar een item-lijst en ken de juiste labels toe



USECASE ‘MAAK WORKFLOW MET LABELS'

Soms worden terugkerende activiteiten in een vaste volgorde afgewerkt, en informatie toegevoegd door verschillende mensen.
Bepaal de stappen in een workflow
Geef Nummers aan de stappen

Maak HoofdLabel en Sublabels met die stappen Doe dit voor 3 labels



USECASE ‘MAAK SECRETARIAAT MET POSTBUS'

Beheerder zet Postbus AAN
Beheerder maakt Postbus AAN
Toon Postbuspagina
Geeft tekst op Postbuspagina
Ander Teamlid maakt een Postbusitem aan Beheerder maakt een Postbusitem aan voor andere



USECASE ‘MEERDERE TEAMS’

Start een subteam ‘Cursisten’

Nodig teamleden uit.

Start een subteam ‘Docenten’

Nodig teamleden uit


Start een subteam ‘Backoffice’

Nodig teamleden uit
Start een subteam ‘Secretariaat’

Nodig enkele teamleden uit


Toon teamoverzicht




USECASE ‘KOPIEER TEAM’

Kopieer een heel team

Toon het nieuwe team

Eventueel template maken (Beheerders-Workshop)

Voor het standaardiseren van projecten





ENKELE GEVORDERDE USECASES



USECASE ‘HIGH SECURE’

ISO27001
NEN7510
Versleutelde database Versleutelde verbindingen

Toon de instelling [v] 2-trapsverificatie
Toon de instelling [v] High Secure-meldingen




USECASE ‘SALES TEAMS’

Start nieuw team Kies Sales-team Andere workshop

USECASE ‘VVE’

Start nieuw team
Kies VvE-team: Algemeen

Kies VvE-team: Bestuur

Kies VvE-team: Meldingen

Andere workshop



USECASE ‘PROJECTEN’

Start nieuw team

Kies Sales-team

Kies Project-team

Andere workshop



USECASE ‘CONSULTING BUREAU’

Start nieuw team

Kies project-team

Andere workshop

WAT IS SB?

Is een centraal en online platform om informatie op te slaan, te bewerken en te delen om veilig en vertrouwd samen te werken.


Wie is SB?

Share-board BV

Safira

CloudVPS



BIJZONDER AAN SB?

Universeel en zelf instelbaar
Zeer lage prijs tov concurrenten
Vertrouwd, zeer veilig (ISO27001, NEN7510/zorg) Volledig respect voor de privacy (AVG / GDPR) Hoge beschikbaarheid



WAT ZIJN PRINCIPES VAN SB?

Team

Alles open in een team
Alle teamleden mogen alles bewerken Gesloten voor anderen

Geen Documenten maar Items Geen Mapjes maar Labels

Type Teams...

Hoofdteam+Subteams Leden-team: prijs per lid Item-teams: prijs per item

Typen Gebruikers...

Beheerder(s) Teamlid Postbuslid Extern teamlid



WAAROM SB?

Alles centraal op één plek
Nooit meer zoeken in lokale mail en mappen Makkelijk overzichten maken
Kennis, informatie en documenten vasthouden Veilig en vertrouwd
Proces en Inhoud aan elkaar



VOOR WIE IS SB?

Regulier samenwerken, los van tijd en plaats, zoals...

... Besturen,

Projecten,

Commissies,

Allianties,

etc

... Als informatiebeveiliging van belang is.



WAT ZIJN DE FUNCTIES VAN SB?

Items (en Bestanden)

Labels (eigen lijsten)

Koppelen

Alleen-lezen

Notificaties

Postbus
Chat
High Secure modus: Twee-trapsverificatie, Meldingen

Logging (Transparantie)
Hoofd/Subteams en Item-teams
Kopiëren van teams (eigen templates)
Start-pagina instellen
(Mailen naar je team)
Versies van bestanden