Speciale tips voor VVE's: Starten met je bestuur





In 8 stappen Share-board introduceren in je VVE bestuur

1. Zet je teams op

Start met Share-board en richt je teams en subteams op. Klik op onderstaande button om te lezen hoe je dit het beste kunt doen. Je hoeft nog geen mensen uit te nodigen, enkel de teams op te richten en een naam te geven.


Zo zet je zelf je VVE teams op

2. Vul het subteam “VVE bestuur” 

Vul het subteam “VVE bestuur” met lopende zaken, zoals de laatst gehouden en komende bestuursvergaderingen. Koppel de besproken bestanden en acties aan de vergadering. We raden aan de verslagen en actiepunten niet als een gekoppeld Word bestand te uploaden, maar ze op de juiste plekken in Share-board zelf te typen. Dat lijkt de eerste keer even lastig, maar daar ga je later juist heel veel plezier van hebben. Door het subteam “VVE bestuur” te vullen met informatie, ervaar je zelf hoe Share-board werkt en wat de kracht is - dan kun je het beter uitleggen.

3. Bespreek Share-board met je bestuur 



Bespreek Share-board dan met de bestuursleden en doe hen het voorstel om - als proef - de volgende bestuursvergadering mét Share-board voor te bereiden, te houden en op te volgen. Als je collega-bestuursleden het ook een goed idee vinden om Share-board gratis te proberen, kun je afspreken om de volgende bestuursvergadering met Share-board te doen.


Gebruik deze informatie om Share-board uit te leggen

4. Maak je team mooi op orde

Loop nogmaals de informatie door die je hebt geupload in het team “VVE bestuur” en vul de vergaderingen, verslagen, acties en besluiten aan waar nodig. 


Het kan zijn dat je specifieke labels wilt aanmaken om meer overzicht te creëren. 


Zo werk je met labels

5. Nodig je mede-bestuursleden uit


Je kunt deze welkomsttekst gebruiken:

Beste collega-bestuurders van [VVE-naam],


Zoals in de vorige bestuursvergadering afgesproken, heb ik de volgende bestuursvergadering voorbereid met Share-board. Ik nodig je bij deze uit. Als je inlogt met de code in deze mail, vind je de agenda, acties en de bijlagen. Je kunt ook direct reageren bij de meeting. Je bent nu lid van het “VVE bestuur” team in Share-board. Probeer gerust wat uit. Tot binnenkort.


Groet, Voornaam

6. Houd de eerste bestuursvergadering met Share-board 

Zorg ervoor dat je toegang tot het internet hebt via Wifi of een hotspot op je mobiel. Tijdens de vergadering kan de voorzitter de punten bespreken die bij de vergadering staan en de acties afvinken die gedaan zijn. De secretaris kan direct de notulen in Share-board zetten. Maak ook vast een nieuwe meeting aan met de titel ‘Bestuursvergadering, datum’. En spreek de onderwerpen af in die de volgende keer aan de orde komen. Zet de evaluatie van Share-board vast als onderwerp op de volgende vergadering.


7. Na de vergadering checkt iedereen zijn acties 

Na de vergadering heb je geen werk meer aan het verslag. Alle teamleden kunnen nu hun actiepunten of notities of externe documenten zelf en rechtstreeks toevoegen aan het subteam VVE-Bestuur. 


8. Evalueer het gebruik van Share-board

Evalueer Share-board in de volgende bestuursvergadering. Evalueer of en op welke punten Share-board is bevallen. Besluit hoe je verder gaat met Share-board. Hoe Share-board van nut is voor de bestuursvergaderingen is nu helder.


Heb je feedback hoe we Share-board nog geschikter kunnen maken voor VVE's? 

Laat het ons weten!


Deel je ervaring of idee

Tip: Maak gratis subteams aan


Als er binnen jullie VVE een groep mensen samenwerkt aan een (onderhouds)project, feest of bbq, is het handig daar een apart subteam voor aan te maken. Zo hebben ze hun eigen werkomgeving. Je kunt gratis zoveel subteams aanmaken als je wilt.


Maak een subteam aan

Vervolg:
Zet het team 'VVE eigenaren' op

Een logische vervolgstap is om Share-board ook voor alle VVE eigenaren te gebruiken. Zo houdt je alle communicatie en bestanden voor de hele VVE centraal op één plek. Klik op onderstaande button om te lezen hoe je dit doet.


Zo zet je het team 'VVE eigenaren' op