Speciale tips voor VVE's: Team 'VVE eigenaren' opzetten


In dit team plaats je alle informatie die je wilt delen met de VVE-eigenaren, zoals de algemene ledenvergaderingen, het eigenarenregister, stemrecht, kostenverdeelsleutel, contributies en de jaarrekeningen.



Hoe zet ik het team 'VVE eigenaren' op?

1. Start eenvoudig

Begin eenvoudig door het invoeren van de laatste twee jaarvergaderingen onder “Meetings”. Voeg daarna ook de lopende acties en de laatste drie besluiten toe. Upload de bijbehorende documenten en koppel ze aan de juiste items.


Zo koppel je items

2. Toekomstige vergaderingen

Vanaf nu kunnen alle algemene ledenvergaderingen vooruit gepland worden door ze in Share-board te zetten. Deel de vergadering met alle VVE eigenaren en stuur gelijk een elektronisch agenda uitnodiging mee. Vooraf aan de vergadering kunnen de te bepreken onderwerpen al ingepland worden. Koppel de notulen, acties en besluiten aan de vergadering, zodat je snel de juiste informatie bij de hand hebt.


Hoe doe je dit?

3. Vul het 'VVE eigenaren' team


Zet alle informatie in het team. Hieronder een idee wat je in het team kunt zetten.


Inbox: 

  • Belangrijke ontwikkelingen in de vorm van een korte tekst met foto’s over bijvoorbeeld de vorderingen van het schilderwerk. 

Initiatieven: 

  • Updates en stand van zaken over grotere projecten zoals CV vervangen of dak vernieuwen.

Meetings: 

  • Algemene ledenvergaderingen met daaraan gekoppeld de acties, initiatieven, besluiten, notities en documenten. 

Discussies: 

  • Hier kunnen VVE eigenaren met elkaar contact leggen en een idee delen of een vraag uitzetten, zoals het organiseren van een spelavond bij iemand thuis.

Acties: 

  • Te ondernemen actie als een contract verloopt, deze actie staat op de verloopdatum van het contract. 
  • Acties voor de penningmeester en de beheerder met koppeling naar kasontwikkelingen.

Besluiten: 

  • Besluiten genomen in de algemene ledenvergadering, zoals “Investeren in isolatie in plaats van zonnepanelen”.

Notities:  

  • Kasontwikkelingen met beschrijving van te voorziene betalingen de komende periode en jaar.
  • Overeenkomsten en contracten
  • Aktes en statuten
  • Financieel beheer jaarplan, inclusief de geplande activiteiten in dat jaar
  • Betalingen en incasso met een tekst over de manier waarop de contributies worden ingehouden en hoe met achterstanden wordt omgegaan en bank- en betalingsinformatie.

Bestanden:

  • Gekoppelde bijlagen zoals de aktes, statuten, KvK-stukken, Balans, V&W, contracten met de diverse onderhouds- en beheerleveranciers.
  • Periodieke upload van de bankmutaties bij wijze van verslag


4. Werk met labels



Het is handig labels aan te maken zoals “overeenkomsten”, zodat je dingen snel terug kan vinden. Denk voor een VVE aan de volgende labels: beheer, eigenaarregister, stemrecht, onderhoud, contracten, administratie, jaarrekening, projecten (dak, lift, schilderwerk, electra, cv, etc).


Meer uitleg over het werken met labels

Tip: Slim contracten managen 

Om te zorgen dat er op tijd actie wordt ondernomen als een contract met de onderhouds- of beheerleverancier afloopt, kan je een actie koppelen aan het contract. Deze actie zet je dan op de expiratiedatum van het contract. Zo voorkom je dat je een aflopend contract over het hoofd ziet.



Zo koppel je items

Vervolg:
Start het team 'Meldingen'

Een logische vervolgstap is om Share-board ook voor de meldingen van de VVE te gebruiken. Daar zit al snel een herkenning en erkenning van de kracht van Share-board. Klik op onderstaande button om te lezen hoe je dit doet.


Zo zet je het team 'Meldingen' op