INLOGGEN
Share-board voor VvE's. Makkelijk. Persoonlijk.

Dé makkelijke applicatie voor VVE's

Online & toch heel persoonlijk.




Team-indeling

Laten we eerst stilstaan bij een handige teamindeling. De teamindeling bepaal je zelf, maar gebruikelijk voor een VvE zie je hierboven.

Team: 'VvE-Algemeen' voor alle VvE-leden

Het team VvE-Algemeen is bedoeld voor de formele eigenaren (de leden) van de VvE, inclusief de beheerder en betreft de formele aangelegenheden en informatie zoals: algemene ledenvergaderingen, het eigenarenregister, stemrecht, kostenverdeelsleutel, contributies en de jaarrekeningen. Maak van dit team het Hoofdteam: elke teamlid (eigenaar, bestuurslid, beheerder) kan in een Hoofdteam zelf subteams starten, zonder meerkosten. Handig voor commissies of projecten.


Start eerst dit team.

Team: 'VvE-Bestuur' voor de bestuursleden

Dit subteam is bedoeld voor de bestuursleden en de beheerder (i.v.m. alle administratieve afhandelingen). Dit subteam betreft lopende of opstartende projecten of initiatieven, besprekingen van de contracten en opdrachten van aannamers, beheerders en onderhouders, het voorbereiden, houden en afhandelen van de bestuursvergaderingen, de financiële administratie en betalingen en het voorbereiden en afhandelen van de algemene ledenvergaderingen. Als bestuurslid, ben je lid van 3 teams: VvE-Algemeen (als eigenaar), VvE-bestuur (als bestuurslid) en VvE-Meldingen (als bewoner).

Team: 'VvE-Meldingen' voor alle bewoners

Dit subteam is bedoeld voor alle bewoners (alle eigenaren en gezinsleden) en betreft de dagelijkse storings- en reparatie-meldingen. De beheerder of huismeester neemt ook deel aan dit team en reageert direct op een melding, laat weten hoe en wanneer de melding wordt opgepakt.Iedereen ziet dit meteen in hun dashboard en hoeft zelf niet meer te reageren. Dit voorkomt onnodig gebel en gemail en frustraties. Dit subteam bevat ook de schoonmaak- en onderhoudsroosters. De huismeester meldt hier ook wanneer welke onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd. Share-board als het gezamenlijke online prikbord. Iedereen is altijd op de hoogte.

Commissies en Projecten

Elk lid van het Hoofdteam VvE-Algemeen kan zelf een subteam starten en andere eigenaren uitnodigen, om bijvoorbeeld een Commissie Onderhoud te starten of voor een Commissie 'Zonnepanelen' of voor een Project Vervanging CV-voorziening. Dat kan natuurlijk ook door een bestuurslid (die is immers ook lid van het hoofdteam) die andere eigenaren uitnodigt om mee te werken aan een project of commissie. Onder een hoofdteam kun je onbeperkt subteams aanmaken. Extra subteams kost niets extra's.

Borrel, BBQ of feestavond?

Als je als bewoner, bestuur of eigenaar een borrel, BBQ of feestavond wilt organiseren, kun je het best een Nieuwtje aanmaken in het team VvE-Meldingen. Alle bewoners zitten daar in, dus dan heb je het grootste bereik. Iedereen ziet het meteen en kan reageren "Ja, wij zijn van de partij" of "Helaas, ben ik verhinderd". Directe communicatie. Share-board helpt de onderlinge betrokkenheid.

1. Start het team VvE-Algemeen

Het team VvE-Algemeen gebruiken we pas later, maar gaan we nu wel aanmaken en instellen. Gebruik de naam 'VvE-Algemeen' en zet deze stappen hier om het algemene team te starten. Daarna ben jij de beheerder van dit team. Van dit team VvE-Algemeen maak je zó een Hoofdteam. Onder een hoofdteam kun je onbeperkt gratis subteams aanmaken.



2. Start het team VvE-Bestuur

Om het subteam VvE-Bestuur te starten gebruik je de naam 'VvE-Bestuur' in deze volgende stappen. Daarna ben jij de beheerder van dit team. Ga naar stap 3 om dit team vast een beetje te vullen.

3. Vul subteam VvE-Bestuur met lopende zaken

Begin klein. En zet steeds weer een stapje. Begin met het Bestuur. Laat de bestuursleden het nut ervaren door Share-board eerst in te zetten voor de bestuursvergaderingen. Voordat je het met je collega’s bestuurders bespreekt, is het goed dat je eerst zelf ervaart hoe Share-board werkt en wat de kracht is - dan kun je het beter uitleggen.


Dat doe je door de laatst gehouden bestuursvergadering in het subteam VVE-bestuur te zetten. Dat is hier uitgelegd. Klik hier. Als je deze stap hebt doorlopen, heb je genoeg gezien van om Share-board met je collega-bestuursleden te bespreken. Zet dan de volgende stap.

4. Bespreek met collega's. Stel een proef voor.

Bespreek het dan met de bestuursleden en doe hen het voorstel om - als proef - de volgende bestuursvergadering mét Share-board voor te bereiden, te houden en op te volgen. Deze informatie kun je gebruiken om met hen te bespreken. 

Als je collega-bestuursleden het ook een goed idee vinden om Share-board gratis te proberen, kun je afspreken om de volgende bestuursvergadering met Share-board te doen. Lees in de volgende stap hoe je dat kunt doen.

5. Vul het subteam VvE-bestuur verder aan

Vul het subteam VvE-Bestuur met enkele lopende zaken nog niet alle acties en bijlagen geupload die bij de laatste bestuursvergadering horen. Maak het dan nu compleet.


Zorg dat van de laatste (of twee) bestuursvergaderingen alle onderwerpen/agendapunten overgenomen zijn in VvE-Bestuur, dat het verslag/notulen zijn overgenomen bij die Meeting, dat alle documenten van anderen zijn geupload en dat alle acties onder Actieslijst zijn opgenomen.

6. Bereid volgende bestuursvergadering voor

Log in en klik in de linker-menu op VvE-Bestuur en maak een Meeting met de titel Bestuursvergadering, datum-vd-vergadering. Upload eventueel de bijbehorende documenten en koppel de acties. Ga daarna verder met de volgende stap. 


Tip. Het is juist niet de bedoeling om gewoon het verslag en de actielijst van de vorige keer als tekstdocument(en) te uploaden. Dat lijkt de eerste keer (!) even lastig, maar daar ga je later juist heel veel plezier van hebben. 

7. Nodig bestuursleden uit

de emailadressen nodig van de bestuursleden en  een welkomsttekst. Zie hier een voorbeeld:


Beste collega-bestuurders van [VvE-naam], 

Zoals in de vorige bestuursvergadering afgesproken, heb ik de volgende bestuursvergadering voorbereid met Share-board. Ik nodig je bij deze uit. Als je inlogt met de code in deze mail, vind je de agenda, acties en de bijlagen. Je kunt ook direct reageren bij de meeting. Je bent nu lid van het VvE-Bestuur-team in Share-board. Probeer gerust wat uit. Tot binnenkort.

Groet, Voornaam


Gebruik de email-adressen en de welkomstekst en het uitnodigen doe je zó.

8. Houd eerste bestuursvergadering met Share-board

Het is handig als iemand tijdens de vergadering direct de aantekening maakt bij VvE-Bestuur. Dan ben je na de vergadering direct klaar.

Bespreek de Acties aan de Acties in de rechter-bijlagen kolom. Vink de acties af die zijn gedaan. 

Zet de opmerkingen direct als reactie bij de documenten. 

Maak nieuwe Acties aan van uit deze meeting, zodat ze direct gekoppeld zijn. Kies de actiehouders door bij de Acties het kenmerk ‘Toegekend aan’ de betrokken bestuursleden te selecteren. 

Maak ook vast een nieuwe meeting aan met de titel ‘Bestuursvergadering, datum’. En spreek de onderwerpen af in die de volgende keer aan de orde komen. Zet de evaluatie van share-board vast als onderwerp op de volgende vergadering. 


Na de vergadering Heb je geen werk meer aan het verslag. Alle teamleden kunnen nu hun actiepunten of notities of externe documenten zelf en rechtstreeks toevoegen aan het subteam VvE-Bestuur.

9. Evalueer het gebruik van Share-board in de volgende bestuursvergadering

Evalueer in deze vergadering of en op welke punten Share-board is bevallen. Besluit hoe je verder gaat met Share-board. Hoe Share-board van nut is voor de bestuursvergaderingen is nu helder.


Het kan zijn dat je specifieke Kenmerken wilt aanmaken. Het kan zijn dat je specifieke subteams wilt starten voor een project, een commissie of een feest. 


Een logische vervolg stap is om Share-board ook voor de VvE-Meldingen te gebruiken. Daar zit al snel een herkenning en erkenning van de kracht van Share-board. De volgende stap legt uit hoe je een subteam VvE-Meldingen start.


10. Start het subteam VvE-Meldingen

Dit subteam is bedoeld voor alle bewoners en voor de dagelijkse meldingen en afhandelingen. Onder het hoofdteam VvE-Algemeen maak je het subteam VvE-Meldingen als volgt aan.

Als je het subteam VvE-Meldingen hebt aangemaakt zet dan enkele items UIT; omdat die hier niet nodig zijn. 


Doe het volgende:

Klik op het tandwieltje rechtsboven

Klik op Teaminstellingen

Klik op Aanpassen item-menu

Zet alle items op UIT en hou alléén Nieuws en Acties op AAN.

Maak een Nieuwsbericht aan met een uitlegtekst hoe iedereen de meldingen gaat doen en hoe de beheerder laat weten wanneer de reparaties worden uitgevoerd.

Maak een Nieuwsbericht aan met informatie naam van de beheerders. Voor zake met hoge urgentie geef je hier ook het telefoonnummer van de beheerder(s). Meldt nieuwe projecten etc. Met de Acties meldt de Beheerder meldingen geeft aan hoe en wanneer het afgehandeld is/wordt.


Nodig nu alle bewoners (en gezinsleden) uit, dus inclusief bestuursleden en eigenaren, én de operationeel beheerder(s) en/of de huismeester uit voor dit subteam. Uitnodigen van een subteam gaat op dezelfde manier als in stap 2 voor het bestuur. Verzamelen zoveel mogelijk emailadressen van de bewoners en nodig hen uit met deze stappen. Na de uitnodiging ontvangen de bewoners weer een mail met een welkomsttekst (die geef je zelf op) en met hun inlogcode (van share-board).


11. Gebruik het hoofdteam VvE-Algemeen

We nemen aan dat jullie als bestuur van de VvE inmiddels met plezier actief zijn in het subteam Bestuur en dat jullie ook het hoofdteam willen gaan gebruiken. Begin dan eenvoudig door het invoeren van de laatste twee jaarvergaderingen (door middel van Share-board's Meetings), het toevoegen van de lopende Acties en opvoeren van de laatste 3 Besluiten en het uploaden van de betrokken externe documenten. Dan ben je klaar om alle eigenaren (en eventueel de beheerder(s)) uit te nodigen voor dit subteam. Vervolgens kun je het stap voor stap uitbreiden.

  • Maak een Notitie voor 'Overeenkomsten en contracten' met tekst over de inhoud van dit item. Upload de overeenkomsten en Koppel deze aan deze Notitie op het moment dat dat besproken wordt. Zo maak je een overzicht.
  • Maak een Kenmerk aan Onderwerpen met een subkenmerk: Overeenkomsten. Koppel de Notitie en de geuploade overeenkomsten aan dit subkenmerk.
  • Bestanden: Gekoppelde bijlagen zijnde contracten met de diverse onderhouds- en beheerleveranciers, waarbij elk document/contract een gekoppeld actiepunt heeft op de expiratiedatum van dat contract.
  • Notitie: Aktes en statuten met tekst over de inhoud van dit item als een praktische samenvatting van de statuten en aktes over collectieve initiatieven, het stemmen, met Bestanden: Gekoppelde bijlagen zijnde de aktes, statuten, KvK-stukken, etc.
  • Notitie: Financieel beheer 2015 met een kort plan van de activiteiten in dat jaar.
  • Bestanden: Gekoppelde bijlagen zijn de Balans, V&W etc.
  • Acties: Actiepunten voor de penningmeester en de beheerder met koppeling naar kasontwikkelingen.
  • Notitie: Betalingen en incasso met een tekst over de manier waarop de contributies worden ingehouden en hoe met achterstanden wordt omgegaan en bank- en betalingsinformatie.
  • Notitie: Kasontwikkelingen met beschrijving van te voorziene betalingen de komende periode en jaar
  • Bestanden: Periodieke upload van de bankmutaties bij wijze van verslag.
  • Nieuws: Belangrijke ontwikkelingen in de vorm van een korte tekst met foto’s over bijvoorbeeld de vorderingen van het schilderwerk.
  • Meetings: Bestuursvergaderingen vooruit plannen, uitnodigen via mail en elektronische agenda’s, agenda/onderwerpen inplannen, notulen en actiepunten koppelen en beheren, Koppelen van projecten (initiatieven), nieuws, discussies en uploaden van externe documenten.
  • Meetings: Algemene ledenvergadering vooruit plannen, uitnodigen via mail en elektronische agenda’s, agenda/onderwerpen inplannen, notulen en actiepunten koppelen en beheren, koppelen van projecten (initiatieven), nieuws, discussies en uploaden van externe documenten.
  • Kenmerken: De kenmerken in Share-board typeren de items, zodat ze makkelijk terug te vinden zijn. Voor VvE’s kun je de volgende kenmerken (zelf) instellen: beheer, eigenaarregister, stemrecht, onderhoud, contracten, administratie, jaarrekening, projecten (dak, lift, schilderwerk, electra, cv, etc).

Share-board voor grote(re) VvE's

VvE’s met meer dan 100-150 objecten/eigenaren hebben een andere structuur nodig. Voor grotere VvE’s is het overzichtelijker om extra subteams in te richten voor specifieke commissies en projecten, bijvoorbeeld de kascommissie, beheercommissie, projecten, bestuur etc. Daarmee kun je de hoeveelheid informatie filteren voor de grote groep en bepaalde zaken in kleinere kring voorbereiden. Subteams kun je onbeperkt aanmaken.







Ervaar het zelf

ds

Ervaar het zelf

Ervaar het zelf

Naam *
E-mailadres *
Verzenden