INLOGGEN
Meeting-Table-Share-board.Banner.jpg

Online samenwerken met Share-board.

Ontmoeten, delen, bewaren en inspireren.

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Als ik een actie toeken aan een teamlid, krijgt dit teamlid hier dan een melding van?

Elk teamlid kan zijn of haar email-alerts instellen bij Mijn Profiel. Klik op tandwieltje rechtsboven en klik op Mijn profiel en dan op Mijn Teams. Daar stel je in of je één keer per uur, dag, of week (of nooit) een mail ontvangt met alle updates. Elke gebruiker kan dat voor elk team anders instellen.


1. Als je dus een nieuwe actie aanmaakt voor iemand, verschijnt die update ook in de email-alert.


2. Elk teamlid kan bovendien bij Mijn Profiel / Mijn Teams instellen of hij/zijj direct een email-alert krijgt op een reactie op een item. Die zou je op een wat hogere frequentie kunnen instellen. Je kunt dus in de Reactie ook een extra opmerking kunnen maken, zoiets als Hoi Piet, wil je deze oppakken?


Tip. Het is aan te bevelen om met het hele team af te spreken, welke instelling je maximaal kiest, dus bijvoorbeeld per dag of per uur. Als je alle teamleden dezelfde instelling heeft, weet iedereen van elkaar hoe snel iedereen op de hoogte is. De gewenste reactiesnelheid hangt af van de dynamiek waarin je als team opereert. SB geeft je de keuze.


3. Bovendien kun met een specifiek item 'delen' met één teamlid of met meerdere teamleden. In dit geval een Actie. Ga naar die Actie, klik op de drie-puntjes (achter de titel) en kies Delen. Kies de persoon aan wie je de actie hebt gegeven, geef eventueel een extra tekst, zoiets als 'Hoi Piet, Wil je deze oppakken' en klik op Ok, Delen. Een mail wordt gestuurd naar die persoon met je tekst, de titel en een link naar die actie. 


Meerdere mogelijkheden dus.

Welke browser te gebruiken?

In het algemeen geldt dat Google Chrome de beste browser is en dat Share-board daar dus het beste op draait. Google is gewoon het verst met het ontwikkelen van de (HTML-5) standaarden.

Share-board werkt ook goed met recente (!) versies van Firefox of Safari. Met name de oudere browsers zoals 8.x en 9.x van Microsoft Internet Explorer raden we af.

De uitnodigingsmail komt niet aan. Wat nu?

Je hebt als beheerder een nieuw teamlid uitgenodigd, maar de uitnodigingsmail is niet aangekomen. Als de uitnodigingsmail niet aankomt, kunnen er verschillende oorzaken zijn:

1. Het gebruikte e-mailadres is niet correct. 

-> Verstuur de uitnodiging opnieuw met het goede emailadres en verwijder in dat team het teamlid met de foute emailadres.

2. Is het e-mailadres correct, dan kan de uitnodigingsmail in de spambox terecht zijn gekomen. 

-> Vraag degene die je hebt uitgenodigd om zijn/haar spambox te controleren. Neem daartoe eventueel contact op met de systeembeheerder van het mail-systeem.


-> Zit de uitnodigingsmail ook niet in de spambox, neem dan contact op met Share-board.
Waarom is het juist niet de bedoeling om BINNEN het team met documenten te werken?

We zijn jaren gewend om met tekstdocumenten te werken. We hebben dan ook snel de neiging om weer even snel een tekstdocument te maken en te uploaden naar Share-board.


Dat moet je juist niet doen. Dat moet je echt afleren. Met Share-board gebruik je met jouw team een krachtig hulpmiddel om informatie te delen, vast te leggen, te koppelen en overzichtelijk te houden. Zolang je alle informatie in de database hebt, kun je makkelijk alles-aan-alles koppelen (in verband brengen), losse onderwerpen belichten en weet je altijd dat je de laatste versie hebt. Bovendien kun je op onderwerpen reacties geven, discussiëren en op voortbouwen. Losse acties kun je afvinken. Anderen kunnen dat direct zien. Je kunt daar ook op reageren. Acties kun je ook koppelen aan Notities en Meetings.


Documenten laten dat niet of nauwelijks toe. Omdat je documenten eerst moet downloaden, dan bewerken en dan weer terug moet zetten er weer ergens anders opmerkingen moet plaatsen. Dat is lastig voor gebruikers. Documenten zijn feitelijk on-dingen - zeker in een closed user group. Bewerkelijk. Bovendien weet je niet of je de laatste informatie hebt.


Ons advies:BINNEN EEN Share-board-TEAM HEB JE GEEN TEKSTDOCUMENTEN NODIG !


Je ontvangt documenten van anderen. Daar ontkom je niet aan. Die kun je uploaden.

Je maakt documenten voor anderen. Daar ontkom je niet aan. Die kun je ook uploaden.


Dit geldt overigens niet voor bestanden zoals spreadsheets of presentatie-bestanden. Die zul je wel als document moeten uploaden. We werken aan cloud-oplossingen hiervoor.

Wat te doen met je historie (archief)?

Je kunt natuurlijk al je oude en bestaande documenten overzetten naar Share-board, maar dat hoeft niet. Laat gerust het archief het archief en vul Share-board steeds gaandeweg aan uit de historie op het moment dat dat aan de orde is. Dan hou je de invoering het behapbaar.


Mag je - wettelijk gezien - op afstand elektronisch stemmen binnen een vereniging?

Ja. Je mag - wettelijk gezien - op afstand / electronisch stemmen binnen een vereniging.


Het is mogelijk om op afstand en dus elektronisch te stemmen over allerlei onderwerpen; al of niet als onderdeel van een ALV. Voor een VvE kan dit geregeld worden met de VvE-modelreglement 2006.


De authenticiteit van de stemmer en de integriteit van zijn of haar keuze (de stemming) moet dan wel kunnen worden aangetoond. Die aantoning kan ondermeer met de standaard NEN7510 en NEN7513. De NEN7510 en NEN7513 is in eerste instantie bedoeld voor zorginstellingen en om patientengegevens te bewerken - en beschrijft hoe de 'authenticiteit' en de ‘logging’ geregeld moet zijn om de integriteit van de content te garanderen.


Share-board voldoet aan de NEN7510 en NEN7513. Daarmee zijn de transparantie en traceerbaarheid (accountability) van de stemmen gegarandeerd. De authenticiteit is met het ‘principe van uitnodiging’ en door middel twee-trapsverificatie gegarandeerd. Alle mutaties binnen Share-board worden met alleen-lezen gelogd en kunnen te allen tijde worden gelezen.


Ergo, met Share-board kun je op afstand en elektronisch stemmen, binnen een vereniging.

Makkelijk en overzichtelijk.


Lees verder...

https://www.share-board.nl/beveiliging/isms/isms18...

https://www.share-board.nl/beveiliging/isms/

https://www.share-board.nl/beveiliging/

https://www.share-board.nl/privacy/

Wat is het verschil tussen Share-board en een CRM-systeem voor Team Selling?

Een CRM-systeem...

... is bedoeld voor 1-to-many (honderden tot duizenden prospects)

... te personaliseren op basis van standaardprofielen

... snel verzanden tot instrumentele invuloefening voor de rapportages


Share-board...

... is bedoeld voor 1-to-some (enkele tot tientallen prospects)

... levert maatwerk van proposities op specifieke behoefte van klant, intensief informatie delen 

... laat professionals makkelijk en actief meewerken en ‘intelligence’ delen.

... laat je makkelijk informatie delen over lead en oplossingen

... zeer flexibel in gebruik

... levert tips en checklists

... veelal factoren voordeliger dan CRM-systemen

... vast houden van kennis, discussies en besluiten (hergebruik en leren van elkaar)

... zeer actie-gericht

... laat je in meerdere teams samenwerken, breder te gebruiken dan alleen voor sales, zoals 

  • voor het ontwikkeling van diensten
  • voor algemene zaken over algemene nieuwtjes, social flow, afspraken, beleid, handboeken, meetingen, opdrachten, best practices, projectresulaten, opleidingen, meetingen, events
  • voor het faciliteren van projecten, ook samen met professionals van klanten

Zie ook de pagina Team Selling en de blog De 7 regels voor succesvol Team Selling


Waarom is het beter om geen documenten te gebruiken?

Aanbeveling. Het verdient aanbeveling om het gebruik van documenten te vermijden! Om drie belangrijke redenen: 


1. Omwille van de veiligheid.

Het (lokaal) produceren van en het elders laten downloaden van documenten, introduceert (intrinsiek) potentiele datalekken. Lees hier ook de artikelen ISMS 18.12, 18.13 en 18.14  betreffen de high security van het Information Security Management System van Share-board. Lees waarom bij de FAQ: "Waarom is Share-board intrinsiek veilig(er)?".


2. Voor je eigen gemak.

Direct een tekst ingeven in Share-board is makkelijk. Je hoeft niet eerst MS-Word te starten en daarna het bestand te uploaden. Dat zijn extra handelingen. Bij het lezen gebeurt hetzelfde maar anderssom: downloaden, MS-Word openen en lezen. Informatie dat in Share-board staat kun je direct lezen. En direct opmerkingen in plaatsen, aanvullen of reacties geven. Altijd de laatste versie. Alle teamleden altijd op de hoogte. Alle teamleden werkt in dezelfde 'bron'.


3. Voor smartphones en tablets.

Smartphones en tablets worden meer en meer gebruikt. Heel geschikt om onderweg of thuis op de bank te gebruiken. maar dan zijn losse documenten ook niet handig. Als je alle informatie in tekst rechtstreeks beschikbaar hebt op je smartphone of tablet, en waarmee je direct kunnen toevoegen of reageren, wil je niet eerst een spreadsheet downloaden of een Word-document openen om dan pas de inhoud te lezen. Nog los van het kunnen reageren of toevoegen. Documenten zijn ook daarom niet handig. 


Share-board maakt het mogelijk om zonder documenten te informatie te delen en toe te voegen. Veilig. Ook met smartphone of tablet.



NB. Voor presentatie-documenten geldt: Upload een .pdf en niet een powerpoint (ppt(x). 

Pdf's kunnen rechtstreeks in een browser worden getoond. Ook dan geldt dat je een document niet eerst hoeft te downloaden en de powerpoint hoeft te openen. Het bekijken van een presentatie-sheets gaat met een pdf dus sneller en makkelijker. 

Hoe kan ik cloud-drives gebruiken met Share-board?

Op deze support-pagina's is uitgelegd waarom en hoe je cloud-drives kunt toepassen.


Lees over het gebruik van cloud-drives met Share-board hier >


Lees over het toepassen van Dropbox als voorbeeld van een cloud-drive hier > 


Lees over het Wijzigingenbeheer met Share-board kan hier > 



Welke Gebruikers(type) zijn er in Share-board?

Share-board kent de volgende Gebruikers

  • Beheerder(s)
  • Teamleden
  • (eventueel Postbusleden)

Lees verder op de support-pagina Welke Gebruikers zijn er?


De Beheerder...

  • nodigt (andere) Teamleden uit,
  • verzorgt de betaling en
  • kan enkele instellingen doen, waaronder de High-Secure-instellingen.

Vragen over Privacy & Security

Hoe is de beveiliging geregeld?

Share-board voldoet aan de ISO27001, NEN7510, NEN7512 en NEN7513.


Share-board heeft niet alleen alle verbindingen versleuteld (SSH en HTTPS) maar bovenal alle gegevens en bestanden zijn versleuteld opgeslagen.


Daarmee is Share-board de meest veilige samenwerkingsapplicaties ter wereld. Lees onze security-statement: https://www.share-board.nl/beveiliging/isms/. Er zijn geen samenwerkingsapplicaties die de beveiliging zo goed heeft georganiseerd. Lees verder wie de concurrenten zijn van Share-board.


Daarenboven, voor toepassingen in de zorg (patientengegevens) geeft Share-board instructies op de de High-Secure-pagina: https://www.share-board.nl/beveiliging/isms/isms18-0/. Deze instructies zijn helpen zorginstellingen en zorgprofessionals om te voldoen aan de NEN7510, de beveiligingsnorm voor zorggegevens, inclusief de NEN7512 en NEN7513.


Voor andere High-Secure-toepassingen zoals voor de gespecialiseerde overheidsorganisaties en concurrentiegevoelige ondernemingen, helpen dezelfde instructies om op een zeer beveiligde manier samen te werken, informatie te delen tussen professionals en informatie op te slaan op een centrale plek onafhankelijk van tijd en plaats.

Hoe is de privacy geregeld?

De content en de persoonsgegevens worden nooit gedeeld. Je hoeft in Share-board alleen je email-adres en (optioneel) je naam op te geven om in te loggen. Na verwijdering van het gehele team - op verzoek van de beheerder - worden ook alle persoonsgegevens verwijderd.


Lees hier alles over privacy in Share-board.

Voldoet Share-board aan de GDPR / AVG?

Ja, Share-board voldoet aan GDPR of AVG.


GDPR General Data Protection Regulation

AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming


De nieuwe Europese regelgeving betreft het beschermen van de persoonsgegevens.

De GDPR gaat per mei 2018 wettelijk in en vervangt de huidige WBP, Wet Bescherming Persoonsgegevens.


De privacy statement van Share-board is gebaseerd op de WBP, de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Volgens die wet mag en kan Share-board ook Bijzondere persoonsgegevens bewerken, waaronder patientengegevens.


Ten aanzien van Security-maatregelen voldoet Share-board aan de ISO27001 en de NEN7510, NEN7512 en NEN7513. Klik hier voor ons security-statement.


Share-board heeft de GDPR / AVG reeds geanalyseerd en geconstateerd dat we nu al voldoen aan de GDPR. Share-board zal nog wel nadere instructies publiceren om Gebruikers te helpen om zelf ook voldoen aan de GDPR. Immers, Share-board maakt het Gebruikers mogelijk door haar strenge beveiligingsmaatregelen dat een (Beheerder van een) Team zelf persoonsgegevens bewerkt en zelfs patientengegevens verwerkt. In dat geval is het team de Verwerkingsverantwoordelijke en dient het team ook te voldoen aan de GDPR. De High-Secure-pagina legt dat uit.


Share-board komt in november 2017 met een nadere inhoudelijke

- VVT Verklaring Van Toepassing voor de AVG (Nederlands)

- SOA Statement of Application for the GDPR (English)


Waarom is Share-board intrinsiek veilig(er)?

Het principe van Share-board is veiliger dan andersoortige hulpmiddelen als MS-Office, e-mail of mappen-in-the-cloud als Dropbox. Met die hulpmiddelen wordt je gedwongen (!) om documenten heen en weer te mailen, van computer, naar tablet en van tablet of smartphone naar computer. Ondanks het feit dat Dropbox de bestanden wel encrypted opslaat 'in the cloud', staan diezelfde bestanden wel gewoon leesbaar op je laptop, smartphone of tablet. Een datalek kan - veelal onbewust - heel snel ontstaan. Deze soorten ICT-hulpmiddelen zorgen dat bestanden op vele plekken terecht komen. En elke bestandsplek extra, vergroot de kans op een datalek. De traditionele oplossingen voldoen niet aan de beveiligingsnormen ISO27001, NEN7510, 7512 en 7513. Share-board wel.


Lees meer over datalekken in onze blog Geen datalekken met Share-board.


Naast het feit dat Share-board voldoet aan ISO27001, NEN7510, 7512 en 7513 en ondermeer alle gegevens versleuteld zijn opgeslagen, is Share-board in de toepassing intrinsiek veilig. Share-board laat je namelijk in een 'gesloten centrale omgeving' informatie delen. Op één plek. Je voegt informatie toe aan je gezamenlijke werkomgeving (je 'Share-board-team') en daarna is het niet nodig om er informatie uit te halen. Het principe van Share-board is, dat alle informatie in Share-board blijft. De informatie voor het team hoeft Share-Board niet te verlaten. Share-board fungeert als een kluis. De enige risico voor datalekken, is wanneer gebruikers bewust (!) informatie buiten Share-board brengen: het meelezen vanaf een monitor kan al een lek zijn namelijk. Echter, die kans is relatief klein, omdat mensen (bijna) nooit bewust een lek maken. Maar Share-board is wél zo opgezet dat het ontsluiten van informatie een heel bewuste actie van een gebruiker moet zijn en by-design door Share-board wordt ontmoedigd (bemoeilijkt) door de download-knoppen te verstoppen en de uitvoer (print pdf) niet al te mooi te laten zijn. Speciaal voor de zorgsector biedt Share-board bovendien de functie dat de team-beheerder nog een extra drempel inbouwt bij download-pogingen met dubbele bevestigingsvragen ('weet je zeker dat...') of het volledig onmogelijk maken dat informatie het team kan verlaten.


Extramuraal samenwerken.

Juist als je samenwerkt buiten de muren van je eigen (corporate) organisatie, wordt het beveiligingsvoordeel van Share-board ten opzichte van de traditionele oplossingen als Office+Mail (+Dropbox) alleen maar groter. Share-board kan dan ook gemakkelijk voldoen aan de eisen van de NEN7512-norm. Die norm gaat over gegevensuitwisseling tussen professionals. En specifiek voor de zorgsector.


Opmerking. Het verdient aanbeveling om geen documenten te gebruiken omwille van de beveiliging en omwille van je eigen gemak. Lees waarom bij de FAQ "Waarom is het beter om geen documenten te gebruiken?


Lees meer over de Beveiliging van Share-board.


Wat zijn de vertrouwelijkheidsniveaus van gegevens?
Welke gegevens slaat Share-board op?



WAT IS ER TE KIEZEN? WAAROM SHARE-BOARD?

Concurrentie-analysetabel

Zie hieronder een tabel met de verschillen tussen de applicaties die vaak met Share-board worden vergeleken.




Lees hier de hele concurrentie-analyse van Share-board.

Wat is het onderscheid van Share-board?

Op deze punten onderscheidt Share-board zich van de andere multi-functionele applicaties (zie elders op deze pagina).


1. Eenvoud. Makkelijk. Compleet en toch overzichtelijk.

Alle concurrenten hebben technische ondersteuning nodig (dat bieden ze ook allemaal aan) om het te gebruiken. Er dienen allerlei functionele of technische instellingen te worden gedaan voordat je kunt beginnen. Daar heb je uitleg bij nodig, want dat is best ingewikkeld. ’Starting from the box’ zijn ze geen van alle. Share-board kun je direct gebruiken. Share-board wijst zich vanzelf. Zo hoort het.


2. Lage prijs

Share-board is 10 - 20 x goedkoper! Onze concurrenten vragen 10 - 20 euro per maand per gebruiker (afhankelijk van het aantal gebruikers). Share-board vraagt 0,5 - 1 euro per maand per gebruiker (afhankelijk van het aantal gebruikers). Share-board richt zich op een grote markt en kan daarmee de prijs/gebruiker laag houden.


3. Beveiliging (encryptie) en Privacy.

Share-board voldoet aan de ISO27001, NEN7510, NEN7512, NEN7513 en GDPR/AVG. Bovendien, Share-board versleutelt niet alleen de verbindingen (SSH, Https), maar bovenal ALLE gegevens in de database. Share-board is daarmee het best beveiligde samenwerkingsapplicatie ter wereld. Lees alle maatregelen bij Beveiliging en Privacy.


Maatschappelijk.

En, als je een bijdrage aan een betere wereld ook belangrijk vindt: voor goede doelen is Share-board gratis. Zo dragen we ons steentje bij aan een betere wereld. Lees verder op de Prijzen-pagina.



Lees hier de concurrentie-analyse van Share-board.


Wat zijn goede multifunctionals?

Wij van Share-board zijn trots op wat we bieden en kennen onze sterke positie. We delen graag de kennis over onze concurrenten. Er zijn slechts een handjevol goede muti-functionele samenwerkingsapplicatie beschikbaar in de wereld *).


Goede multi-functionals zijn:


  • Confluence (Sydney, Australië)
  • Podio (Deens van origine, overgenomen door de US-based Citrix)
  • Viadesk (Amsterdamse club)
  • Share-point (Microsoft, wie kent ze niet)
  • en, Share-board natuurlijk.


Lees hier de hele concurrentie-analyse van Share-board.


*) Mochten we een andere echte multi-functional (!) over het hoofd hebben gezien, dan horen we dat graag.


Uit welk soort samenwerkingsapplicaties kan ik kiezen?

Als ik beter en makkelijker informatie wil delen met en vast houden in mijn team en denk dat een applicatie daar bij helpt, waar kan ik dan allemaal uit kiezen?


Er zijn grofweg drie soorten applicaties die vaak als samenwerkingsapplicaties worden genoemd:

  1. Chat- & Docs (Single of dual-functionele applicaties)
  2. Cloud-drives (Mappen/documenten in de cloud)
  3. Multi-functionals (Multi-functionele (en geïntegreerde) applicaties.

Alleen de laatste categorie "Multi-functionals" helpen je echt.


Wat is een multi-functionele applicatie?

Er bestaan slechts een handjevol multi-functionele applicaties in de wereld. Share-board is ook een multi-functionele applicatie. Alle multifunctionele applicaties die gericht zijn op makkelijk én beter teamwork, bieden alle de volgende functies/items:

  • Notities
  • Nieuws(berichten)
  • Meetings (genodigden, agenda, onderwerpen, verslag)
  • Acties
  • Reacties (Chat)
  • Bestanden
  • Links
  • Discussies
  • Projecten/Initiatieven
  • Koppelen van item naar item
  • Kenmerken (tagging)
  • Multi-team-faciliteiten, zoals hoofd/subteams
Single of Dual-functionals bieden niet genoeg

Er zijn grofweg drie soorten applicaties die vaak als samenwerkingsapplicaties worden genoemd:


  1. Chat- & Docs (Single/Dual-functionals)
  2. Cloud-drives (Mappen/documenten in de cloud)
  3. Multi-functionals (Multi-functionele geïntegreerde applicaties)


Chat- & Docs-tools worden neergezet ter vervanging van ‘mail’, maar ook deze tools leiden uiteindelijk weer tot ongebreidelde slierten maar dan op een andere plek. Denk aan Slack, What-s-App, Yammer, Facebook-at-work etc. Er zijn ook single-functie-applicaties die leveren slechts één of hooguit enkele functies voor (het delen van) Actiepunten (Wunderlist), voor (delen van) Notities (Evernote), etc. Je kunt hiermee geen verbindingen leggen tussen je verschillende onderwerpen; geen overzichten maken en geen kennis vasthouden. Je bent in no-time weer de weg kwijt.


Ook bestaat er een flink aantal dual- of triple-functionals. Veel voorkomende combinaties leveren functies om te chatten en documenten te delen (Yammer, Slack, Speakap). Er zijn tientallen combinaties voor planningen en acties. Er zijn allerlei oplossingen voor Co-editing (Office365/OneDrive). Zelfs de Office-suite en de applicaties van Google bieden niet de functies die nodig zijn en voldoen niet aan de belangrijke eigenschappen die hierboven zijn gegeven.


Met Cloud-drives zijn onderwerpen (documenten of mappen) niet aan elkaar te linken, documenten kosten je veel tijd met , bewerken en delen en je kunt geen beslissingen of keuzes aan inhoud koppelen. In no-time ben je weer de weg kwijt of ben je veel tijd kwijt om (handmatig) inhoud en proces te koppelen. Er zijn vele oplossingen om je documenten in mappen in de cloud te zetten zoals Dropbox, Box, Google-Drive, Cloud Drive.



Tip ! Je kunt WEL Cloud-drives + Share-board goed combineren.

Lees de support-pagina voor de voor- en nadelen.



Lees hier de hele concurrentie-analyse van Share-board.


Waarom werken 'centrale mappen' niet?

Je herkent dit wel. Je organisatie heeft centrale schijven, mappen en documenten. Of er wordt gebruik gemaakt van cloud-mappen met Box, Dropbox en Google Drive.


Documenten worden heen en weer gemaild en iedereen heeft een persoonlijke versie van een document of een mail. Je hebt dan een gedistribueerde ongestructureerde en onbeheerste gegevensopslag. Dit is gemeengoed bij grote en kleine organisaties, maar ook bij samenwerkingen tussen organisaties. Het leidt tot verwarring, tijdverlies en irritaties. Dat kan beter.


Bij Cloud-drives als Box, Dropbox en Google Drive werkt dit net zo en wordt het echt niet beter. Omdat ‘Documenten in mappen’ nu eenmaal de echte samenwerkingsfunctionaliteiten missen. Het klinkt aanvankelijk wel handig om een Dropbox aan te leggen


In grotere organisatie wordt gebruik gemaakt van mail (Office) en centrale servers om informatie te delen en te bewaren. Dat maakt het delen van informatie slecht: server(s)-mappen zijn te vaak (te) specifiek afgeschermd (en is van informatiedelen al helemaal geen sprake) of de servers worden enorme hooibergen waarin je niets meer terugvindt (ondermeer ook omdat de zoekfuncties ver onder de maat zijn). Documenten worden heen en weer gemaild en iedereen heeft wel een persoonlijke versie van informatie. Dat leidt tot verwarring, tijdverlies en irritaties. Dat kan beter.


De office-omgevingen op de servers van de ‘zaak’ zijn dikwijls (te) specifiek afgeschermd óf ongebreidelde hooibergen. In grotere organisatie wordt gebruik gemaakt van mail (Office) en centrale servers om informatie te delen en te bewaren. Dat maakt het delen van informatie slecht: server(s)-mappen zijn te vaak (te) specifiek afgeschermd (en is van informatiedelen al helemaal geen sprake) of de servers worden enorme hooibergen waarin je niets meer terugvindt; ondermeer ook omdat zoekfuncties heel vaak slecht zijn.

Waarom zijn multi-functionele applicaties WEL de oplossing?

Multi-funtionele applicaties zijn WEL de oplossing voor makkelijk en goed samenwerken: gewoon omdat die applicaties voldoende en de juiste functies bieden. Je wilt juist af van die lappendeken van losse applicaties, waardoor je steeds heen en weer moet van de ene oplossing naar de andere. Juist met dat heen en weer schakelen blijf je zoeken (kost tijd en ergenis) en heb je het overzicht niet (zoeken) en hou je per saldo de kennis niet vast (geen groei). Je wilt een geïntegreerde multifunctionele applicatie, waarin alles bij elkaar staat en gekoppeld is aan elkaar.

Hoe werkt een multifunctionele applicatie?

Met een multifunctionele applicatie werkt het als volgt.


VOORBEELD


Je typt een verslag van een vergadering op je laptop of tablet en drukt op de knop Opslaan. Anderen zien meteen op hun smartphone of tablet wat je hebt geschreven. Die geven een reactie of vullen onderwerpen aan. Dat is ook direct weer te zien door de anderen, omdat alles centraal gebeurt. Geef vanaf je desktop in een korte Notitie een verslagje van je gesprek met de gemeente en zet een Actie uit voor de penningmeester om een begrotingje te maken voor project Abc. Je koppelt die Actie meteen aan de volgende Meeting om als onderwerp te bespreken. De penningmeester ziet dit en geeft een Reactie dat zij dit de volgende week oppakt. Zij maakt een Notitie dat Begroting project Abc heet en koppelt die Notitie aan de volgende Meeting als onderwerp te bespreken. De secretaris plant een datum voor de volgende Meeting en stuurt die naar ieder zijn agenda. De voorzitter is onderweg en ziet de Meeting en voegt er een bespreekonderwerp aan toe.





Ervaar Share-board zelf
Ervaar het zelf

Ervaar het zelf

Naam *
E-mailadres *
Verzenden